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Es una alternativa de financiamiento, consiste en un contrato mediante el cual una empresa traspasa el servicio de cobranza futura de los créditos y facturas existentes a su favor y a cambio obtiene de manera inmediata el dinero a que esas operaciones se refiere. Es por ello que la actividad del factoring permite que se tenga liquidez inmediata.

Términos utilizados en factoring:

  • Factor: Es laempresa financiera que otorga el financiamiento, es decir quien presta el servicio de factoring.

  • Deudor/Comprador: Es quien debe las facturas por bienes o servicios.

  • Proveedor/Cliente: Es quien entregó al comprador los bienes o servicios. Es decir, quien recurre al factoring.

  • Resguardo/Aforo: Monto que corresponde por servicio de cobranza y el que se considere que cubre el riesgo que implica la operación. Este monto se devuelve al cliente si el pago del documento se realiza en la fecha estipulada.

Tipos de factoring:

  • Factoring sin recurso: cuando la empresa financiera es quien asume el riesgo de falta de pago del deudor.

  • Factoring con recurso: la empresa que contrata el factoring responderá del riesgo de insolvencia del deudor.

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title4. Configuraciones de factoring en el subproducto de crédito

Para que el sistema pueda identificar si es un subproducto de factoring, debe activar el parámetro y realizar una serie de configuraciones de factoring.

  1. Clic en Configuraciones → Configuraciones de Crédito → Productos de Crédito

  2. Clic en el icono de Update del subproducto a configurar, diríjase hacia abajo y en Otros Parámetros active el checkbox Producto de factoring?

  3. En la sección Factoring encontrará una serie de parámetros para factoring (sección marcada con rojo) y para liquidaciones de factoring (sección marcada en azul)

    1. Porcentaje Compra: Utilice este parámetro para establecer el porcentaje que comprará de cada factura. Si utiliza los Campos definidos por el usuario para calcular el % compra, este campo ya no tiene efecto y solamente es una referencia.

    2. Registro préstamo: Utilice este parámetro para establecer con qué monto se creará el préstamo de factoring, tiene 3 opciones:

      1. Se registra crédito en base a monto factura: Si elije esta opción, el monto desembolso del préstamo será el total de las facturas cargadas.

      2. Se registra crédito en base a monto compra: Si elije esta opción, el monto desembolso del préstamo será el total del monto compra de las facturas cargadas.

      3. Se registra crédito en base a monto líquido: Si elije esta opción, el monto desembolso del préstamo será el monto líquido de la operación (montoCompra - deducciones).

    3. Tipo Operación: Utilice este parámetro para establecer el tipo de factoring. Tiene 3 opciones:

      1. Factoring con recurso (Cliente Paga)

      2. Factoring sin recurso (Deudor Paga)

      3. Confirming (Cliente Paga)

    4. Tasa descuento: Utilice este parámetro para establecer una tasa de descuento sobre los facturas. Si utiliza los Campos definidos por el usuario para la tasa de descuento, este campo ya no tiene efecto y puede dejarlo con 0.

    5. Expresión SQL para el cálculo de la tasa: Utilice este parámetro para elegir una expresión SQL que recupere la tasa de descuento. Este parámetro debe utilizarlo si maneja la tasa de descuento en los campos definidos por el usuario.

    6. Expresión SQL para el cálculo de Monto Compra: Utilice este parámetro para elegir una expresión SQL que calcule monto de compra. Este parámetro debe utilizarlo si maneja el % compra en los campos definidos por el usuario.

    7. Se requiere Liquidación para producto de factoring: Habilite este parámetro si desea trabajar con liquidaciones de factoring.

    8. Valor de Retención: El valor de retención es el monto que se le resta a una operación de factoring como “garantía” si el deudor no paga las facturas. Utilice este parámetro para indicar cómo se calculará la retención. Tiene 3 opciones:

      1. Código de Deducción para Retención: Si elige esta opción se mostrará otro combobox de la lista de deducciones configuradas en el sistema y de las cuales podrá elegir una.

      2. Fórmula: Si elige esta opción el sistema le mostrará otro parámetro en donde podrá configurar la fórmula para calcular la retención.

      3. Expresión SQL: Si elige esta opción el sistema le mostrará la lista de las expresiones SQL configuradas y podrá elegir la expresión que estableció para realizar el cálculo de la retención. Conforme vaya eligiendo una expresión, tendrá una vista previa de la misma.

    9. Valor de Otros Cargos: Utilice este parámetro para indicar si se calculará algún otro cargo y cómo realizará el cálculo el sistema. Tiene 2 opciones:

      1. Fórmula

      2. Expresión SQL

    10. Código para saldo del recargo de otros cargos:

    11. Valor de Pagos Anticipados: Utilice este parámetro para indicar cómo se calculará el monto cuando se realice un pago (liquidación) antes de la fecha de vencimiento de la factura. Tiene las opciones de Fórmula y Expresión SQL.

    12. Pagos anticipados:

    13. Valor a Liquidar de Pago del Crédito: Utilice este parámetro para indicarqué rubros se afectarán cuando se realice una liquidación. Tiene 5 opciones:

      1. Pago de Capital

      2. Pago de Capital y Otros Cargos

      3. Monto del pago incluye otros cargos y la diferencia se paga de capital

      4. Fórmula

      5. Expresión SQL

    14. Valor a Liquidar para reducir Cuenta retención:

    15. Valor a Liquidar para Devolución de cuenta Retención: Utilice este parámetro para indicar qué monto se devolverá a la cuenta de retención cuando se realicen liquidaciones de factoring. Tiene 3 opciones:

      1. Saldo retención

      2. Saldo retención - Otros cargos

      3. Fórmula

      4. Expresión SQL

    16. Valor a Liquidar Monto de Pago Recibido:

    17. Valor a Liquidar Incrementar Cuenta Retención:

  4. Al finalizar, clic en el botón Update

5. Configuración de formatos de carga de facturas o documentos

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titleFormatos de carga para Carga desde SIFCO WEB

A continuación se debe realizar la configuración de los formatos para realizar cargas de facturas en SIFCO WEB en moneda local y/o multimoneda (u otro documento para descontar), esto para indicarle al sistema en qué columnas del documento de Excel se colocará cada dato de las las facturas.

  1. Ir a Configuración → Configuración de Cargas Masivas → Formatos de Carga para Documentos de Factoring

  2. Clic en el botón Nuevo para crear el formato para carga multimoneda, si configura este formato podrá subir información de facturas en moneda local y moneda extranjera en un mismo archivo de Excel. Ingrese los siguientes campos:

    1. Nombre del tipo de archivo: Nombre para identificar el formato de carga.

    2. Fila de inicio: Número de fila del documento de Excel donde el sistema iniciará a leer los datos para extraerlos.

    3. Al finalizar clic en el botón Confirm

    4. En la pestaña Configuración de Campos, seleccione los siguientes campos y asigne el número de columna (el número de columna puede variar). Note que algunos campos son campos definidos por el usuario. Haga clic en [[Nueva Fila]] para ir agregando los campos.

  3. Clic en el botón Nuevo para crear el formato para carga en moneda local e ingrese los siguientes campos:

    1. Nombre del tipo de archivo: Nombre para identificar el formato de carga.

    2. Fila de inicio: Número de fila del documento de Excel donde el sistema iniciará a leer los datos para extraerlos.

    3. Al finalizar clic en el botón Confirm

    4. En la pestaña Configuración de Campos, seleccione el campo o el campo definido por el usuario e indique el número de columna para cada campo (el número de columna puede variar). Haga clic en [[Nueva Fila]] para ir agregando los campos.

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title6. Configuración de tipos de documento de factoring

A continuación, configure los tipos de documento de factoring que se podrán cargar (desde SIFCO WEB o desde el PORTAL)

  1. Ir a Configuración → Configuración de Créditos → Tipos de documentos de factoring

  2. Clic en el botón Nuevo y agregue el tipo de documento “Facturas Locales”

    1. Cód. tipo Documento: Ingrese un correlativo para el tipo de documento.

    2. Descripción: Ingrese un texto que identifique el tipo de documento.

    3. Lleva numeración?: Active este parámetro ya que lo se cargarán serán facturas.

    4. Tipo de validación: Elija el tipo de validación que se realizará, seleccione la que se visualiza en la imagen.

    5. Forma de operar: Elija la opción que se visualiza en la imagen

7. Configuración de usuarios para el portal de factoring

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titleUsuarios para el PORTAL DE FACTORING
Info

Realice esta configuración únicamente si utilizará el portal de factoring para la carga de facturas.

Configure los usuarios con rol proveedor o comprador para acceder al portal de factoring. Estos usuarios son creados asociados a un cliente.

El usuario con rol proveedor tendrá acceso a las siguientes opciones del portal de factoring:

  • Facturas para anticipar

  • Operaciones activas

  • Carga de Facturas

  • Consulta de facturas

  • Cash Planner

El usuario con rol comprador tendrá acceso a las siguientes opciones del portal de factoring:

  • Facturas para autorizar

  • Consulta de facturas

  1. Clic en Clientes → Gestionar clientes

  2. Seleccione el cliente a quien asociará los usuarios, clic en la pestaña Sucursal electrónica y luego clic en Usuarios

  3. Clic en el botón Nuevo para agregar un nuevo usuario, llene los siguientes datos:

    1. Usuario: Ingrese el usuario.

    2. Email. Ingrese el correo electrónico del usuario.

    3. Nombre: Ingrese el nombre o nombres del usuario.

    4. Apellido: Ingrese el apellido o apellidos del usuario.

    5. Género: Elija el género para el usuario (opcional)

    6. Recibe notificaciones internas: Active este parámetro para que el usuario pueda recibir notificaciones (correo electrónico).

    7. Permisos de Compradores: Active estos parámetros para asignar el rol de comprador al usuario.

    8. Permisos de Proveedores: Active estos parámetros para asignar el rol de proveedor al usuario.

  4. Utilice los filtros ubicados en esta sección si necesita realizar una búsqueda específica de usuarios.

  5. También tendrá varias opciones para la gestión de los usuarios por cliente

    1. Reenviar invitación: Esta opción sirve para enviar o reenviar la invitación para el portal de factoring. En dicha invitación el usuario encontrará un link en donde podrá registrar la contraseña para iniciar sesión. De lo contrario no podrá hacerlo ya que no tendrá la contraseña para ingresar.

    2. Recuperar contraseña: Esta opción sirve para enviar al usuario un correo para que pueda cambiar su contraseña.

    3. Actualizar: Esta opción sirve para actualizar algún dato del usuario (nombres, apellidos, correo electrónico, etc.) Nota: En esta opción no se puede cambiar la contraseña del usuario.

    4. Borrar: Esta opción sirve para eliminar el usuario.

8. Creación de clientes

Para realizar la creación de clientes en el sistema siga los pasos indicados aquí 👉 Gestionar Clientes

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titleAcuerdos Generales

  1. A continuación clic en Acuerdos Proveedores. En la sección General clic en el botón Nuevo y llene los siguientes parámetros, al finalizar clic en el botón Confirm del Ingreso de Acuerdos.

    1. Producto: Seleccione el producto de Factoring

    2. Subproducto: Seleccione el subproducto de factoring, con este parámetro indicará la moneda para el acuerdo.

    3. Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento que subirá. (Configuración 5 del apartado de configuraciones)

    4. Tipo de Formato de Archivo: Seleccione la plantilla de la carga, recuerde que en esta plantilla indica los campos y el orden en el que vienen los datos en el archivo .csv. (Configuración 4 del apartado de configuraciones)

    5. Código del cupo: Clic en la lupita y el sistema le mostrará todos los cupos disponibles para el cliente a quien pertenece el acuerdo. Es decir, todos los cupos que pertenecen a quien aparece en la ventana como Proveedor. (Configuración 8 del apartado de configuraciones).

    6. Días para anticipo de facturas: Indique un máximo de días para anticipar las facturas. Deje 0 si no desea establecer un límite de días. Es decir que si configura este parámetro con 90, no podrá confirmar la carga de facturas si alguna de las facturas sobrepasa este límite.

    7. Autorización de Comprador: Este parámetro sirve para indicarle al sistema si requerirá que las facturas sean autorizadas por el comprador para que se puedan anticipar. Están visibles 3 opciones, pero actualmente la opción funcional es Una Autorización.

    8. Descripción: Ingrese una texto para identificar el acuerdo, este nombre es el que será visible en el portal de factoring. Este campo es obligatorio.

    9. Operación: Este parámetro sirve para indicar cómo calculará el sistema el % de compra y % de descuento de las facturas que se carguen.

    10. Producto de Colocación: Actualmente solo esta opción es funcional, el sistema realizará los cálculos con base a lo configurado en el subproducto de crédito.

    11. Cuando crea el acuerdo, el sistema graba la fecha y el usuario que creó el acuerdo y puede visualizar dicha información en la sección de Registro marcada en color azul.

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titleAcuerdos por Comprador/Proveedor

  1. A continuación clic en Acuerdos Proveedores. En la sección Por Comprador clic en el botón Nuevo y llene los siguientes parámetros, al finalizar clic en el botón Confirm del Ingreso de Acuerdos.

    1. Comprador: Ingrese el código o utilice la lupita para buscar al comprador.

    2. Producto: Seleccione el producto de Factoring

    3. Subproducto: Seleccione el subproducto de factoring, con este parámetro indicará la moneda para el acuerdo.

    4. Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento que subirá. (Configuración 5 del apartado de configuraciones)

    5. Tipo de Formato de Archivo: Seleccione la plantilla de la carga, recuerde que en esta plantilla indica los campos y el orden en el que vienen los datos en el archivo .csv. (Configuración 4 del apartado de configuraciones)

    6. Código del cupo: Clic en la lupita y el sistema le mostrará todos los cupos disponibles para el cliente a quien pertenece el acuerdo. Es decir, todos los cupos que pertenecen a quien aparece en la ventana como Proveedor. (Configuración 8 del apartado de configuraciones)

    7. Días para anticipo de facturas: Indique un máximo de días para anticipar las facturas. Deje 0 si no desea establecer un límite de días. Es decir que si configura este parámetro con 90, no podrá confirmar la carga de facturas si alguna de las facturas sobrepasa este límite.

    8. Autorización de Comprador: Este parámetro sirve para indicarle al sistema si requerirá que las facturas sean autorizadas por el comprador para que se puedan anticipar. Están visibles 3 opciones, pero actualmente la opción funcional es Una Autorización.

    9. Descripción: Ingrese una texto para identificar el acuerdo, este nombre es el que será visible en el portal de factoring. Este campo es obligatorio.

    10. Operación: Este parámetro sirve para indicar cómo calculará el sistema el % de compra y % de descuento de las facturas que se carguen.

      1. Producto de Colocación: Actualmente solo esta opción es funcional, el sistema realizará los cálculos con base a lo configurado en el subproducto de crédito.

    11. Cuando crea el acuerdo, el sistema graba la fecha y el usuario que creó el acuerdo y puede visualizar dicha información en la sección de Registro marcada en color azul.

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title13. Configuración de Tipos de Notificaciones de Factoring

Como fue mencionado en el apartado anterior, existen en total 10 tipos de notificaciones que el sistema reconoce en Factoring; 4 inmediatas y 6 programadas.

Las inmediatas corresponden a las que una vez configurado el tipo y formato, se disparan cada vez que el usuario realiza una acción.

Para configurar este tipo de notificaciones, deberá ingresar inicialmente a la sección de “Configuración” en la barra de menú. Posterior a ello, seleccionar la pestaña de “Notificaciones” y la subpestaña de “Tipos de Notificación”.

A fin de crear un nuevo Tipo de Notificación, presione en la pantalla que se despliega el ícono de Nuevo que se muestra en la siguiente imagen.

Notificaciones Inmediatas

A continuación, se le solicitará que indique qué tipo de notificación desea crear. Para las notificaciones inmediatas, marque la opción denominada Transacciones del Portal de Factoring y presione el botón Crear.

Inicialmente, se desplegará en pantalla un formulario con los datos en blanco que deberá completar según el tipo de notificación que vaya a crear. En los siguientes apartados se hará una descripción de cada tipo de notificación y de la información con la que debe rellenar los campos.

  • Activa: Tener esta casilla siempre marcada para tener activa la notificación.

  • Explicación: Título o descripción a fin de indicar para qué es la notificación.

Qué Notificar

  • Mensaje: Corresponde al Asunto del correo electrónico que será enviado.

  • Formato del Correo Electrónico: Corresponde al formato que desea sea utilizado en el correo electrónico que será enviado. Se selecciona entre las opciones disponibles.

Cómo Notificar

  • Casilla de Correo Electrónico: Mantener esta casilla siempre activa para que las notificaciones sí sean disparadas.

A Quién Notificar

  • Casilla de Usuarios de Proveedor: Los proveedores se definen en la sección de “Clientes”.

Info

Para confirmar si un Cliente es Proveedor, dirigirse en el menú a “Clientes” y a la pestaña de “Gestionar Clientes”. Seleccione a un cliente, ingrese a la pestaña de “Sucursal Electrónica” y presione la etiqueta denominada Usuarios. Una vez elija a uno de los usuarios, presione sobre el ícono de lápiz y verifique si tiene permisos de proveedores.

  • Casilla de Usuarios de Comprador

  • Usuarios Internos: Usuarios del sistema.

Info

Para consultar quiénes son los usuarios internos, dirigirse en la barra de menú a “Configuración”, después a “Seguridad” y posteriormente, a la pestaña de “Usuarios”.

Tip

Las casillas de proveedor, comprador y usuarios internos se marcan según el tipo de notificación. No es necesario marcar todas.

Condiciones

  • Se Confirma la Transacción Si: Condicionantes para enviar la notificación. Se elige entre el listado de opciones disponibles y sirve para definir la acción que permitirá lanzar la notificación.

Tip

La información que se llenará en los campos, varía según el tipo de notificación que se vaya a configurar.

Posterior a completar los campos mencionados anteriormente, presionar el botón denominado Grabar.

Aviso a Proveedor y Equipo Interno de Carga de Facturas en el Portal

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Carga de Facturas

  • Usuarios de Proveedor: Marcar la casilla.

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Se Confirma la Transacción Si: Carga de Lote de Facturas de Proveedor en el Portal de Factoring

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Aviso a Comprador de Carga de Facturas en el Portal

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso a Comprador de Carga de Facturas

  • Usuarios de Comprador: Marcar la casilla.

  • Se Confirma la Transacción Si: Carga de Lote de Facturas de Proveedor en el Portal de Factoring a Comprador Asociados a las Facturas

Aviso a Proveedor y Equipo Interno de Autorización de Facturas en el Portal

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso Autorizar Facturas Portal

  • Usuarios de Proveedor: Marcar la casilla.

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Se Confirma la Transacción Si: Registro de Autorización del Comprador en el Portal de Factoring

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Aviso a Equipo Interno cuando se Anticipan Facturas en el Portal

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso Cuando se Anticipan Facturas

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Se Confirma la Transacción Si: Solicitud de Descuento del Proveedor desde el Portal de Factoring

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Notificaciones Programadas

Por otra parte, para las programadas no se requiere ejecutar una acción en el momento. Son mensajes recurrentes que el usuario puede programar el día y hora de la semana en el que desea que le sean enviados una vez creados el tipo y formato.

A continuación, se le solicitará que indique qué tipo de notificación desea crear. Para las notificaciones programadas, marque la opción denominada Transacciones Programadas del Portal de Factoring y presione el botón Crear.

Inicialmente, se desplegará en pantalla un formulario con los datos en blanco que deberá completar según el tipo de notificación que vaya a crear. En los siguientes apartados se hará una descripción de cada tipo de notificación y de la información con la que debe rellenar los campos.

  • Activa: Tener esta casilla siempre marcada para tener activa la notificación.

  • Explicación: Título o descripción a fin de indicar para qué es la notificación.

Qué Notificar

  • Mensaje: Corresponde al Asunto del correo electrónico que será enviado.

  • Formato del Correo Electrónico: Corresponde al formato que desea sea utilizado en el correo electrónico que será enviado. Se selecciona entre las opciones disponibles.

Cómo Notificar

  • Casilla de Correo Electrónico: Mantener esta casilla siempre activa para que las notificaciones sí sean disparadas.

Cuándo Notificar

  • Casillas de Días: Marcar las casillas de los días en los que desea le sean enviadas las notificaciones.

  • Hora del Envío del Mensaje: Indicar a qué hora de los días previamente marcados desea que le sean enviadas las notificaciones.

A Quién Notificar

  • Casilla de Usuarios de Proveedor: Los proveedores se definen en la sección de “Clientes”.

Info

Para confirmar si un Cliente es Proveedor, dirigirse en el menú a “Clientes” y a la pestaña de “Gestionar Clientes”. Seleccione a un cliente, ingrese a la pestaña de “Sucursal Electrónica” y presione la etiqueta denominada Usuarios. Una vez elija a uno de los usuarios, presione sobre el ícono de lápiz y verifique si tiene permisos de proveedores.

  • Casilla de Usuarios de Comprador

  • Usuarios Internos: Usuarios del sistema.

Info

Para consultar quiénes son los usuarios internos, dirigirse en la barra de menú a “Configuración”, después a “Seguridad” y posteriormente, a la pestaña de “Usuarios”.

Tip

Las casillas de proveedor, comprador y usuarios internos se marcan según el tipo de notificación. No es necesario marcar todas.

Condiciones

  • Transacción Programada Portal: Condicionantes para enviar la notificación. Se elige entre el listado de opciones disponibles y sirve para definir la acción que permitirá lanzar la notificación.

Tip

Los días varían según el tipo de notificación y la preferencia del usuario.

Tip

La información que se llenará en los campos, varía según el tipo de notificación que se vaya a configurar.

Posterior a completar los campos mencionados anteriormente, presionar el botón denominado Grabar.

Aviso a Equipo Interno de Lotes Pendientes de Operar

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Lotes por Operar

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Lotes de Facturas Pendientes por Operar

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Aviso a Proveedor de Facturas Pendientes de Anticipar

La finalidad de dicha notificación, es avisarle a los proveedores que tienen facturas pendientes de anticipar en el portal.

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso Facturas Pendientes de Anticipar

  • Usuarios de Proveedor: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Transacciones Pendientes de Aprobar

Aviso a Comprador de Facturas Pendientes de Autorizar

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Facturas Pendientes de Autorizar Portal

  • Usuarios de Comprador: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Transacciones Pendientes de Aprobar

Aviso a Equipo Interno de Lotes Pendientes de Autorizar Desembolso

La finalidad de dicha notificación es avisarle al equipo interno de los lotes pendientes de autorizar desembolso. En este proceso, se tienen facturas en estado ingresado, y se solicita una confirmación previo al desembolso

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Facturas por Autorizar Desembolso

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Lotes de Facturas Pendientes de Autorizar

Aviso a Proveedor de Próximos Pagos

A través de este aviso, se le envía un recordatorio al proveedor de qué documentos están pendientes de pago una vez dado el desembolso.

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Próximos Pagos

  • Usuarios de Proveedor: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Facturas Pendientes de Pago

Note

No hay forma de parametrizar cuándo inicia el envío de notificaciones. Los avisos empezarán a ser enviados inmediatamente tras configurarse aunque la fecha de vencimiento no esté próxima a vencerse.

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Aviso a Equipo Interno de Próximos Cobros

Corresponde a la realización de cobros, dado que no han sido pagados.

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Alerta de Cobros

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Facturas Pendientes de Cobro

Note

No hay forma de parametrizar cuándo inicia el envío de notificaciones. Los avisos empezarán a ser enviados inmediatamente tras configurarse aunque la fecha de vencimiento no esté próxima a vencerse. No hay configuración de notificaciones con cierto número de días de anticipación.

Note

Aunque se configure una notificación si el usuario no tiene activo el Check “✓” para recibir notificaciones en el Correo Electrónico, no se recibirá nada en el buzón. Se debe verificar que el parámetro esté activado.

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