Inicialmente, deberá dirigirse en la barra de menú a “Configuración”. Posteriormente, ingrese a la pestaña de “SIFCO Work Flow” y a la subpestaña de “Procesos”
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Para ingresar una nueva solicitud, deberá presionar el ícono con la hoja y el “+” como se muestra en la imagen a continuación.
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Definición de Grupos de Trabajo
Los grupos serán de utilidad en la designación de tareas más adelante en el Workflow. Es importante que previo a asignarle y/o dirigirle a un grupo las tareas, éste haya sido configurado anteriormente como se muestra a continuación.
Inicialmente, deberá dirigirse al apartado de “Configuración”, a la pestaña de “Seguridad” y finalmente a la subpestaña de “Grupos de Trabajo”.
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La ventana que despliega el sistema enlista los diferentes grupos de trabajos existentes.
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Para crear un nuevo grupo, seleccione el ícono con hoja blanca y “+” azul como el que se muestra en la imagen a continuación.
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Los datos que debe ingresar para la creación de un grupo, son los siguientes:
ID: Número ingresado por el usuario. Debe verificar que no se repita con los ID que existían previamente.
Descripción: Corresponde al nombre con el que se designará al grupo.
¿Está Activo? De la lista de opciones que le despliega la caja, seleccione la casilla denominada Activo.
Una vez completados los campos, presione el botón designado Confirm.
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Tras la creación de su grupo, se le habilitará la opción de añadir miembros al grupo.
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Cuando seleccione a uno o más usuarios que desea agregar al grupo, se le desplegarán dos pestañas más por usuario que deberá completar.
Activo: El usuario indica el estado del usuario en el grupo.
Activo
Inactivo
Clase: Corresponde a la jerarquía y posición del miembro en el grupo.
Miembro Regular
Supervisor
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Una vez seleccionados los miembros que conformarán su grupo, debe presionar el botón denominado Agregar Usuario.
Si quiere trabajar con grupos creados anteriormente diríjase a la pantalla principal de “Grupos”.
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Consultas
Para realizar una consulta de los detalles del grupo y sus respectivos miembros, presione el ícono con una lupa.
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Edición/Actualización
A fin de realizar modificaciones en el grupo, presione el ícono con un lápiz.
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Eliminación
Para eliminar a un grupo, presione el ícono de la hoja en blanco con una X.
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Una vez creado el Workflow, le permitirá empezar a crear tareas relacionadas a este proceso.
Definición de Tareas
A través de las tareas se establece cuál es el ciclo que seguirá el sistema. La serie de tareas que deben seguirse para ingresar una Solicitud Grupal en el Workflow son las siguientes:
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| Info |
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El Workflow puede llevar la cantidad de tareas que el implementador desee configurar. |
A continuación, para las tareas se le solicitará que éstas sean asignadas a un grupo de personas para ejecutarse. Para mayor información de cómo crear dichos grupos, consultar la siguiente documentación: Configuración de Grupos de Trabajo
Tarea de Inicio
Tipo de Tarea: Tarea sin Intervención del Usuario
¿Es de Inicio? Marcar la casilla.
¿Es de Fin? No marcar la casilla.
¿Acepta Comentarios? Marcar la casilla.
Grupo: Al que le corresponda relacionarse con la tarea.
Acción: Ninguna
Tarea Siguiente: 2
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Este paso posee la finalidad de evaluar condiciones y tomar en consideración lo que sea expresado en el SQL. El SQL trae las condiciones con las que se trabajará la tarea y puede tener funcionalidades de validación.
Tipo de Tarea: Condición
¿Es de Inicio? No marcar la casilla.
¿Es de Fin? No marcar la casilla.
¿Acepta Comentarios? No marcar la casilla.
Grupo: Al que le corresponda relacionarse con la tarea.
Acción: Notifica Ingreso de Nueva Solicitud
Tarea Siguiente: 3
Tarea Alterna: 4
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Tipo de Tarea: Tarea sin Intervención del Usuario
¿Es de Inicio? No marcar la casilla.
¿Es de Fin? No marcar la casilla.
¿Acepta Comentarios? No marcar la casilla.
Grupo: Al que le corresponda relacionarse con la tarea.
Acción: Notificación Interna
Destinatarios: Todos los Miembros del Grupo
Mensaje: Lo que ingrese en el cuadro que está marcado en color rojo en la siguiente imagen, es lo que le será enviado al equipo en su respectivo correo electrónico. Este cuadro no tiene características gráficas, únicamente el texto que redacte será lo que se le envíe al equipo tal cual aparece en pantalla.
Tarea Siguiente: 4
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Acción
El usuario define la acción que realizará la bandeja de entrada con la tarea.
Tipo de Tarea: Tarea con Intervención del Usuario
¿Es de Inicio? No marcar la casilla.
¿Es de Fin? No marcar la casilla.
¿Acepta Comentarios? No marcar la casilla.
Grupo: Al que le corresponda relacionarse con la tarea.
Acción: Abrir SolicitudPuede elegir de las siguientes opciones que le despliega la caja. Según la casilla que seleccione aquí, será lo que se ejecute en la bandeja de entrada en relación a esta tarea.
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Tarea Siguiente: 5
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Tarea de Finalización
Tipo de Tarea: Tarea sin Intervención del Usuario
¿Es de Inicio? No marcar la casilla.
¿Es de Fin? Marcar la casilla.
¿Acepta Comentarios? No marcar la casilla.
Grupo: Ninguno
Acción: Ninguna
Tarea Siguiente: 0
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Tareas y la Bandeja de Entrada
La bandeja de entrada se ubica en la página de inicio del sistema. Para ingresar ahí, debe presionar en la barra superior el ícono de Casa 🏠 .
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Se irán agregando tareas a la bandeja de entrada, conforme se vaya cumpliendo un Workflow. Cuando no se tiene configurado un Workflow, las tareas vinculadas a éste no se desplegarán en la bandeja de entrada.
| Info |
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Dependiendo de la “Acción” que haya elegido el usuario en el Workflow, será lo que sucederá al ejecutar una tarea en la bandeja de entrada. |
| Note |
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Si el proceso se interrumpe previo a finalizar, éste ya no se agrega a las tareas de la bandeja de entrada. |
| Note |
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Uno de los motivos por los que la tarea no se ve reflejada en la bandeja de entrada, puede ser debido a que falta algún parámetro que corta el flujo. |