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Es una alternativa de financiamiento, consiste en un contrato mediante el cual una empresa traspasa el servicio de cobranza futura de los créditos y facturas existentes a su favor y a cambio obtiene de manera inmediata el dinero a que esas operaciones se refiere. Es por ello que la actividad del factoring permite que se tenga liquidez inmediata.

Términos utilizados en factoring:

  • Factor: Es laempresa financiera que otorga el financiamiento, es decir quien presta el servicio de factoring.

  • Deudor/Comprador: Es quien debe las facturas por bienes o servicios.

  • Proveedor/Cliente: Es quien entregó al comprador los bienes o servicios. Es decir, quien recurre al factoring.

  • Resguardo/Aforo: Monto que corresponde por servicio de cobranza y el que se considere que cubre el riesgo que implica la operación. Este monto se devuelve al cliente si el pago del documento se realiza en la fecha estipulada.

Tipos de factoring:

  • Factoring sin recurso: cuando la empresa financiera es quien asume el riesgo de falta de pago del deudor.

  • Factoring con recurso: la empresa que contrata el factoring responderá del riesgo de insolvencia del deudor.

Configuraciones de factoring:

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title1. Agregar los campos definidos por el usuario para carga de documentos

A continuación se deben agregar los siguientes campos definidos por el usuario que se utilizarán en la configuración de formatos de carga de documentos, si usará dos monedas:

  • Afecto a IVA

  • Moneda Original de la operación

  • Monto de la factura

  • # Referencia de la factura (este campo se puede configurar aunque use solo moneda local)

  • Tasa de cambio

  1. Ir a Configuración → Información de la Organización → Campos definidos por el usuario

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  2. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Afecto a IVA, este campo se configura para poder indicar en la carga de facturas si la factura está afecta a IVA o no. Llene los campos como se indica a continuación:

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  3. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Moneda Original de la Operación, este campo se configura para poder indicar la moneda original de la factura (pagaré u otro documento). Llene los campos como se indica a continuación:

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  4. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Monto de la factura, este campo se configura para poder indicar la tasa de cambio que utilizará para la conversióny llene los campos como se indica a continuación:

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  5. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para # de Referencia de la factura, este campo se configura para poder indicar un número de referencia de la factura.Llene los campos como se indica a continuación:

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  6. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Tasa de Cambio, este campo se configura para poder indicar la tasa de cambio que se utilizará para la conversión. Llene los campos como se indica a continuación:

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title2. Agregar los campos definidos por el usuario para clientes
Info

Realizar esta configuración si manejará un tasa de descuento, porcentaje de compra, si comprará el IVA, porcentaje de comisión, porcentaje de aforo por cada cliente

A continuación se deben agregar los siguientes campos definidos por el usuario para poder ingresar por cada cliente los parámetros:

  • Tasa de Descuento

  • % de aforo

  • % de compra

  • % de comisión de desembolso

  • ¿Se compra IVA?

  • Clasificación del cliente

  • ¿Se incluirá el IVA en los precios?

  1. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Tasa de Descuento y llene los campos como se indica a continuación:

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  2. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Tasa Resguardo/Aforo, este campo se usará para indicarle al sistema qué porcentaje de aforo sobre la factura se calculará y llene los campos como se indica a continuación:

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  3. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para % Compra, este campo se usará para indicarle al sistema qué porcentaje de la factura se comprará. Llene los campos como se indica a continuación:

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  4. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Comisión Desembolso para indicar un porcentaje de comisión por desembolso (o financiamiento) y llene los campos como se indica a continuación:

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  5. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Se compra IVA, este campo se usará para indicarle al sistema si se comprará el IVA de la factura o no. Llene los campos como se indica a continuación, para agregar una fila en la tabla de Valores Predefinidos, clic en [[Nueva Fila]]:

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  6. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Clasificación, este campo se usará para indicarle al sistema si el cliente es Proveedor o Comprador. Llene los campos como se indica a continuación, para agregar una fila en la tabla de Valores Predefinidos, clic en [[Nueva Fila]]:

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  7. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Precio Incluye IVA y llene los campos como se indica a continuación, para agregar una fila en la tabla de Valores Predefinidos, clic en [[Nueva Fila]]:

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title3. Configurar expresiones SQL para tasa de descuento y monto de compra
Info

Realizar esta configuración si se manejará una tasa de descuento y monto de compra distinto para cada cliente.

A continuación se deben configurar las expresiones SQL para poder obtener el porcentaje de tasa de descuento y porcentaje monto de compra por cliente.

  1. Ir a Configuración → Documentación electrónica → Expresiones definidas por el usuario

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  2. Clic en el icono de Nuevo (por cada expresión) y agregue la expresión para TasaDescuento:

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    1. Código de expresión: Ingrese un correlativo para la expresión, no necesariamente tiene que ser el mismo código que se ve en la imagen.

    2. Nombre interno de la expresión: Ingrese un nombre para la expresión, queda a discreción del usuario.

    3. Etiqueta: Ingrese una etiqueta para la expresión, queda a discreción del usuario.

    4. Entidad o tabla a la que pertenece: Elija la entidad Factoring Documentos

    5. Expresión SQL: En la imagen se muestra en dónde debe ingresarse, lo señalado con azul indica que el ID del campo definido por el usuario de la tasa de descuento.

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  3. Clic en el icono de Nuevo (por cada expresión) y agregue la expresión para MontoCompra:

    1. Código de expresión: Ingrese un correlativo para la expresión, no necesariamente tiene que ser el mismo código que se ve en la imagen.

    2. Nombre interno de la expresión: Ingrese un nombre para la expresión, queda a discreción del usuario.

    3. Etiqueta: Ingrese una etiqueta para la expresión, queda a discreción del usuario.

    4. Entidad o tabla a la que pertenece: Elija la entidad Factoring Documentos

    5. Expresión SQL: En la imagen se muestra en dónde debe ingresarse, lo señalado con azul indica que el ID del campo definido por el usuario del porcentaje compra y si se compra IVA, respectivamente.

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title4. Configuraciones de factoring en el subproducto de crédito

Para que el sistema pueda identificar si es un subproducto de factoring, debe activar el parámetro y realizar una serie de configuraciones de factoring.

  1. Clic en Configuraciones → Configuraciones de Crédito → Productos de Crédito

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  2. Clic en el icono de Update del subproducto a configurar, diríjase hacia abajo y en Otros Parámetros active el checkbox Producto de factoring?

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  2. En la sección Factoring encontrará una serie de parámetros para factoring (sección marcada con rojo) y para liquidaciones de factoring (sección marcada en azul)

    1. Porcentaje Compra: Utilice este parámetro para establecer el porcentaje que comprará de cada factura. Si utiliza los Campos definidos por el usuario para calcular el % compra, este campo ya no tiene efecto y solamente es una referencia.

    2. Registro préstamo: Utilice este parámetro para establecer con qué monto se creará el préstamo de factoring, tiene 3 opciones:

      1. Se registra crédito en base a monto factura: Si elije esta opción, el monto desembolso del préstamo será el total de las facturas cargadas.

      2. Se registra crédito en base a monto compra: Si elije esta opción, el monto desembolso del préstamo será el total del monto compra de las facturas cargadas.

      3. Se registra crédito en base a monto líquido: Si elije esta opción, el monto desembolso del préstamo será el monto líquido de la operación (montoCompra - deducciones).

    3. Tipo Operación: Utilice este parámetro para establecer el tipo de factoring. Tiene 3 opciones:

      1. Factoring con recurso (Cliente Paga)

      2. Factoring sin recurso (Deudor Paga)

      3. Confirming (Cliente Paga)

    4. Tasa descuento: Utilice este parámetro para establecer una tasa de descuento sobre los facturas. Si utiliza los Campos definidos por el usuario para la tasa de descuento, este campo ya no tiene efecto y puede dejarlo con 0.

    5. Expresión SQL para el cálculo de la tasa: Utilice este parámetro para elegir una expresión SQL que recupere la tasa de descuento. Este parámetro debe utilizarlo si maneja la tasa de descuento en los campos definidos por el usuario.

    6. Expresión SQL para el cálculo de Monto Compra: Utilice este parámetro para elegir una expresión SQL que calcule

%

    1. monto de compra. Este parámetro debe utilizarlo si maneja el % compra en los campos definidos por el usuario.

    2. Se requiere Liquidación para producto de factoring: Habilite este parámetro si desea trabajar con liquidaciones de factoring.

    3. Valor de Retención: El valor de retención es el monto que se le resta a una operación de factoring como “garantía” si el deudor no paga las facturas. Utilice este parámetro para indicar cómo se calculará la retención. Tiene 3 opciones:

      1. Código de Deducción para Retención: Si elige esta opción se mostrará otro combobox de la lista de deducciones configuradas en el sistema y de las cuales podrá elegir una.

      2. Fórmula: Si elige esta opción el sistema le mostrará otro parámetro en donde podrá configurar la fórmula para calcular la retención.

      3. Expresión SQL: Si elige esta opción el sistema le mostrará la lista de las expresiones SQL configuradas y podrá elegir la expresión que estableció para realizar el cálculo de la retención. Conforme vaya eligiendo una expresión, tendrá una vista previa de la misma.

    4. Valor de Otros Cargos: Utilice este parámetro para indicar si se calculará algún otro cargo y cómo realizará el cálculo el sistema. Tiene 2 opciones:

      1. Fórmula

      2. Expresión SQL

    5. Código para saldo del recargo de otros cargos:

    6. Valor de Pagos Anticipados: Utilice este parámetro para indicar cómo se calculará el

valor

    1. monto cuando se

realiza

    1. realice un pago (liquidación) antes de la fecha de vencimiento de la factura. Tiene las opciones de Fórmula y Expresión SQL.

    2. Pagos anticipados:

    3. Valor a Liquidar de Pago del Crédito: Utilice este parámetro para indicarqué rubros se afectarán cuando se realice una liquidación. Tiene 5 opciones:

      1. Pago de Capital

      2. Pago de Capital y Otros Cargos

      3. Monto del pago incluye otros cargos y la diferencia se paga de capital

      4. Fórmula

      5. Expresión SQL

    4. Valor a Liquidar para reducir Cuenta retención:

    5. Valor a Liquidar para Devolución de cuenta Retención:

Valor a

    1. Utilice este parámetro para indicar qué monto se devolverá a la cuenta de retención cuando se realicen liquidaciones de factoring. Tiene 3 opciones:

      1. Saldo retención

      2. Saldo retención - Otros cargos

      3. Fórmula

      4. Expresión SQL

    2. Valor a Liquidar Monto de Pago Recibido:

    3. Valor a Liquidar Incrementar Cuenta Retención:

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  2. Al finalizar, clic en el botón Update

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5. Configuración de formatos de carga de facturas o documentos

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titleFormatos de carga para Carga desde SIFCO WEB

A continuación se debe realizar la configuración de los formatos para realizar cargas de facturas en SIFCO WEB en moneda local y/o multimoneda (u otro documento para descontar), esto para indicarle al sistema en qué columnas del documento de Excel se colocará cada dato de las las facturas.

  1. Ir a Configuración → Configuración de Cargas Masivas → Formatos de Carga para Documentos de Factoring

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  2. Clic en el botón Nuevo para crear el formato para carga multimoneda, si configura este formato podrá subir información de facturas en moneda local y moneda extranjera en un mismo archivo de Excel. Ingrese los siguientes campos:

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    1. Nombre del tipo de archivo: Nombre para identificar el formato de carga.

    2. Fila de inicio: Número de fila del documento de Excel donde el sistema iniciará a leer los datos para extraerlos.

    3. Al finalizar clic en el botón Confirm

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    4. En la pestaña Configuración de Campos, seleccione los siguientes campos y asigne el número de columna (el número de columna puede variar). Note que algunos campos son campos definidos por el usuario. Haga clic en [[Nueva Fila]] para ir agregando los campos.

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  3. Clic en el botón Nuevo para crear el formato para carga en moneda local e ingrese los siguientes campos:

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    1. Nombre del tipo de archivo: Nombre para identificar el formato de carga.

    2. Fila de inicio: Número de fila del documento de Excel donde el sistema iniciará a leer los datos para extraerlos.

    3. Al finalizar clic en el botón Confirm

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    4. En la pestaña Configuración de Campos, seleccione el campo o el campo definido por el usuario e indique el número de columna para cada campo (el número de columna puede variar). Haga clic en [[Nueva Fila]] para ir agregando los campos.

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titleFormatos de carga para Carga desde el PORTAL DE FACTORING
Info

Realizar esta configuración si utilizará le Portal de Factoring para la carga de facturas.

A continuación se debe realizar la configuración de los formatos para realizar cargas de facturas en multimoneda desde el Portal de Factoring, esto para indicarle al sistema en qué orden del archivo .csv se colocará cada dato de la factura.

  1. Ir a Configuración → Configuración de Cargas Masivas → Formatos de Carga para Documentos de Factoring

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  2. Clic en el botón Nuevo para crear el formato para carga multimoneda, si configura este formato podrá subir información de facturas en moneda local y moneda extranjera en un mismo archivo .csv

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    1. Nombre del tipo de archivo: Nombre para identificar el formato de carga.

    2. Fila de inicio: Número de fila del documento de Excel donde el sistema iniciará a leer los datos para extraerlos.

    3. Al finalizar clic en el botón Confirm

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    4. En la pestaña Configuración de Campos, seleccione el campo o el campo definido por el usuario e indique el número de columna para cada campo (el número de columna puede variar). Haga clic en [[Nueva Fila]] para ir agregando los campos.

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title6. Configuración de tipos de documento de factoring

A continuación, configure los tipos de documento de factoring que se podrán cargar (desde SIFCO WEB o desde el PORTAL)

  1. Ir a Configuración → Configuración de Créditos → Tipos de documentos de factoring

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  2. Clic en el botón Nuevo y agregue el tipo de documento “Facturas Locales”

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    1. Cód. tipo Documento: Ingrese un correlativo para el tipo de documento.

    2. Descripción: Ingrese un texto que identifique el tipo de documento.

    3. Lleva numeración?: Active este parámetro ya que lo se cargarán serán facturas.

    4. Tipo de validación: Elija el tipo de validación que se realizará, seleccione la que se visualiza en la imagen.

    5. Forma de operar: Elija la opción que se visualiza en la imagen

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7. Configuración de usuarios para el portal de factoring

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titleUsuarios para el PORTAL DE FACTORING
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title10. Configuración de acuerdos
Info

Realice esta configuración si utilizará el Portal de Factoring para realizar la carga de facturas.

Info

Los acuerdos o convenios se pueden crear con o sin cupos.

Los acuerdos o convenios contienen una serie de parámetros que afectarán la carga de facturas desde el portal de factoring que se asocie a ellos. Puede crear acuerdos generales y por comprador/proveedor. En cada acuerdo puede configurar la moneda, cupo (opcional) y un máximo de días para anticipar facturas, si el lote de facturas subidas será autorizado por el comprador y cómo se calculará el porcentaje de compra.

  • Los acuerdos generales se crean para cargas de compradores que no necesitan una configuración específica. Es decir este acuerdo lo pueden usar varios compradores.

  • Los acuerdos por comprador/proveedor (dependiendo de la opción en la que se encuentre) se utilizarán para cargas con configuraciones específicas por cada comprador, por ejemplo, si desea que el COMPRADOR 1 use el acuerdo 10, cree un acuerdo específico para él.

A continuación encontrará los pasos para ingresar a la opción de acuerdos y crearlos:

  1. Ir a Clientes → Gestionar de clientes

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  2. Seleccione el cliente en donde configurará los acuerdos o convenios, clic en la pestaña Sucursal Electrónica

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  3. La configuración de acuerdos proveedores y compradores se realiza de la misma manera. Puede configurar acuerdos generales o por comprador según los necesite.

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titleAcuerdos Generales

  1. A continuación clic en Acuerdos Proveedores. En la sección General clic en el botón Nuevo y llene los siguientes parámetros, al finalizar clic en el botón Confirm del Ingreso de Acuerdos.

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    1. Producto: Seleccione el producto de Factoring

    2. Subproducto: Seleccione el subproducto de factoring, con este parámetro indicará la moneda para el acuerdo.

    3. Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento que subirá. (Configuración 5 del apartado de configuraciones)

    4. Tipo de Formato de Archivo: Seleccione la plantilla de la carga, recuerde que en esta plantilla indica los campos y el orden en el que vienen los datos en el archivo .csv. (Configuración 4 del apartado de configuraciones)

    5. Código del cupo: Clic en la lupita y el sistema le mostrará todos los cupos disponibles para el cliente a quien pertenece el acuerdo. Es decir, todos los cupos que pertenecen a quien aparece en la ventana como Proveedor. (Configuración 8 del apartado de configuraciones).

    6. Días para anticipo de facturas: Indique un máximo de días para anticipar las facturas. Deje 0 si no desea establecer un límite de días. Es decir que si configura este parámetro con 90, no podrá confirmar la carga de facturas si alguna de las facturas sobrepasa este límite.

    7. Autorización de Comprador: Este parámetro sirve para indicarle al sistema si requerirá que las facturas sean autorizadas por el comprador para que se puedan anticipar. Están visibles 3 opciones, pero actualmente la opción funcional es Una Autorización.

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    8. Descripción: Ingrese una texto para identificar el acuerdo, este nombre es el que será visible en el portal de factoring. Este campo es obligatorio.

    9. Operación: Este parámetro sirve para indicar cómo calculará el sistema el % de compra y % de descuento de las facturas que se carguen.

    10. Producto de Colocación: Actualmente solo esta opción es funcional, el sistema realizará los cálculos con base a lo configurado en el subproducto de crédito.

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    11. Cuando crea el acuerdo, el sistema graba la fecha y el usuario que creó el acuerdo y puede visualizar dicha información en la sección de Registro marcada en color azul.

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titleAcuerdos por Comprador/Proveedor

  1. A continuación clic en Acuerdos Proveedores. En la sección Por Comprador clic en el botón Nuevo y llene los siguientes parámetros, al finalizar clic en el botón Confirm del Ingreso de Acuerdos.

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    1. Comprador: Ingrese el código o utilice la lupita para buscar al comprador.

    2. Producto: Seleccione el producto de Factoring

    3. Subproducto: Seleccione el subproducto de factoring, con este parámetro indicará la moneda para el acuerdo.

    4. Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento que subirá. (Configuración 5 del apartado de configuraciones)

    5. Tipo de Formato de Archivo: Seleccione la plantilla de la carga, recuerde que en esta plantilla indica los campos y el orden en el que vienen los datos en el archivo .csv. (Configuración 4 del apartado de configuraciones)

    6. Código del cupo: Clic en la lupita y el sistema le mostrará todos los cupos disponibles para el cliente a quien pertenece el acuerdo. Es decir, todos los cupos que pertenecen a quien aparece en la ventana como Proveedor. (Configuración 8 del apartado de configuraciones)

    7. Días para anticipo de facturas: Indique un máximo de días para anticipar las facturas. Deje 0 si no desea establecer un límite de días. Es decir que si configura este parámetro con 90, no podrá confirmar la carga de facturas si alguna de las facturas sobrepasa este límite.

    8. Autorización de Comprador: Este parámetro sirve para indicarle al sistema si requerirá que las facturas sean autorizadas por el comprador para que se puedan anticipar. Están visibles 3 opciones, pero actualmente la opción funcional es Una Autorización.

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    9. Descripción: Ingrese una texto para identificar el acuerdo, este nombre es el que será visible en el portal de factoring. Este campo es obligatorio.

    10. Operación: Este parámetro sirve para indicar cómo calculará el sistema el % de compra y % de descuento de las facturas que se carguen.

      1. Producto de Colocación: Actualmente solo esta opción es funcional, el sistema realizará los cálculos con base a lo configurado en el subproducto de crédito.

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    11. Cuando crea el acuerdo, el sistema graba la fecha y el usuario que creó el acuerdo y puede visualizar dicha información en la sección de Registro marcada en color azul.

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12. Configuración de la actualización automática de la tasa de cambio
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title11. Configuración de formatos para notificaciones por correo electrónico
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Info

Realice esta configuración únicamente si utilizará el portal de factoring para la carga de facturas.

Configure los usuarios con rol proveedor o comprador para acceder al portal de factoring. Estos usuarios son creados asociados a un cliente.

El usuario con rol proveedor tendrá acceso a las siguientes opciones del portal de factoring:

  • Facturas para anticipar

  • Operaciones activas

  • Carga de Facturas

  • Consulta de facturas

  • Cash Planner

El usuario con rol comprador tendrá acceso a las siguientes opciones del portal de factoring:

  • Facturas para autorizar

  • Consulta de facturas

  1. Clic en Clientes → Gestionar clientes

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  2. Seleccione el cliente a quien asociará los usuarios, clic en la pestaña Sucursal electrónica y luego clic en Usuarios

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  3. Clic en el botón Nuevo para agregar un nuevo usuario, llene los siguientes datos:

    1. Usuario: Ingrese el usuario.

    2. Email. Ingrese el correo electrónico del usuario.

    3. Nombre: Ingrese el nombre o nombres del usuario.

    4. Apellido: Ingrese el apellido o apellidos del usuario.

    5. Género: Elija el género para el usuario (opcional)

    6. Recibe notificaciones internas: Active este parámetro para que el usuario pueda recibir notificaciones (correo electrónico).

    7. Permisos de Compradores: Active estos parámetros para asignar el rol de comprador al usuario.

    8. Permisos de Proveedores: Active estos parámetros para asignar el rol de proveedor al usuario.

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  4. Utilice los filtros ubicados en esta sección si necesita realizar una búsqueda específica de usuarios.

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8. Creación de clientes

Para realizar la creación de clientes en el sistema siga los pasos indicados aquí 👉 Gestionar Clientes

Nota: Puede navegar en las páginas de sección de Gestionar Clientes para conocer más a detalle cada pestaña de la información de clientes.

...

title9. Configuración de Cupos
Info

Antes de realizar esta configuración tuvo que crear los clientes.

Un cupo es un límite del monto de financiamiento que se le puede otorgar a un cliente y puede configurarse para un plazo.

Siga los siguientes pasos para configurar los cupos:

  1. Ir a Clientes → Gestionar de clientes

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  2. Seleccione el cliente en donde configurará los cupos, clic en la pestaña Cupos

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  3. Clic en el botón Nuevo e ingrese los datos para el cupo, al finalizar clic en Confirm:

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    1. Fecha de vencimiento: Ingrese la fecha de vencimiento para el cupo.

    2. Proveedor/Comprador: Ingrese un texto para identificar el cupo, puede incluir el nombre del comprador o proveedor a quien le asignará el cupo.

    3. Código de aprobación: Seleccione quién está aprobando el cupo.

    4. Monto aprobado: Ingrese el monto para el cupo.

    5. Permite Cambio: Tiene dos opciones: Sí y No. Y sirve para indicarle al sistema si podrá realizar cambios de prórroga o ampliación después de haber creado el cupo.

    6. Obligatorio: Tiene dos opciones: Sí y No.

    7. Moneda: Este parámetro indicará la moneda del monto aprobado del cupo. El sistema le mostrará el listado de las monedas registradas.

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  4. Puede editar, eliminar, ampliar, darle una prórroga al cupo o consultar la bitácora de los cambios que se han realizado.

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    1. El primer icono sirve para editar el cupo, los datos que puede cambiar del cupo son: Proveedor/Comprador, Permite Cambio, Obligatorio y Moneda.

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    2. El segundo icono sirve para eliminar el cupo, un cupo solo podrá eliminarlo si no está siendo utilizado en los acuerdos o convenios.

    3. El tercer icono sirve para ampliar el monto del cupo, clic en el icono y coloque el monto por el cual va a ampliar el cupo, el monto que coloque se sumará a lo que el cupo ya tenía aprobado, es decir, si el cupo originalmente tenía 1,000,000 y le coloca ampliación de 2,000,000 ahora el monto aprobado del cupo será 3,000,000.

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    4. El cuarto icono sirve para darle una prórroga al cupo, es decir puede establecer una nueva fecha de vencimiento para el cupo.

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    5. El quinto icono sirve para consultar las actividades que se han realizado en el cupo, puede utilizar el filtro llamado Código de Operación Efectuada para realizar una búsqueda más específica de la actividad que esté buscando, por ejemplo, Ampliación o Prórroga

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  2. También tendrá varias opciones para la gestión de los usuarios por cliente

    1. Reenviar invitación: Esta opción sirve para enviar o reenviar la invitación para el portal de factoring. En dicha invitación el usuario encontrará un link en donde podrá registrar la contraseña para iniciar sesión. De lo contrario no podrá hacerlo ya que no tendrá la contraseña para ingresar.

    2. Recuperar contraseña: Esta opción sirve para enviar al usuario un correo para que pueda cambiar su contraseña.

    3. Actualizar: Esta opción sirve para actualizar algún dato del usuario (nombres, apellidos, correo electrónico, etc.) Nota: En esta opción no se puede cambiar la contraseña del usuario.

    4. Borrar: Esta opción sirve para eliminar el usuario.

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8. Creación de clientes

Para realizar la creación de clientes en el sistema siga los pasos indicados aquí 👉 Gestionar Clientes

Nota: Puede navegar en las páginas de sección de Gestionar Clientes para conocer más a detalle cada pestaña de la información de clientes.

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title9. Configuración de Cupos
Info

Antes de realizar esta configuración tuvo que crear los clientes.

Un cupo es un límite del monto de financiamiento que se le puede otorgar a un cliente y puede configurarse para un plazo.

Siga los siguientes pasos para configurar los cupos:

  1. Ir a Clientes → Gestionar de clientes

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  2. Seleccione el cliente en donde configurará los cupos, clic en la pestaña Cupos

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  3. Clic en el botón Nuevo e ingrese los datos para el cupo, al finalizar clic en Confirm:

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    1. Fecha de vencimiento: Ingrese la fecha de vencimiento para el cupo.

    2. Proveedor/Comprador: Ingrese un texto para identificar el cupo, puede incluir el nombre del comprador o proveedor a quien le asignará el cupo.

    3. Código de aprobación: Seleccione quién está aprobando el cupo.

    4. Monto aprobado: Ingrese el monto para el cupo.

    5. Permite Cambio: Tiene dos opciones: Sí y No. Y sirve para indicarle al sistema si podrá realizar cambios de prórroga o ampliación después de haber creado el cupo.

    6. Obligatorio: Tiene dos opciones: Sí y No.

    7. Moneda: Este parámetro indicará la moneda del monto aprobado del cupo. El sistema le mostrará el listado de las monedas registradas.

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  4. Puede editar, eliminar, ampliar, darle una prórroga al cupo o consultar la bitácora de los cambios que se han realizado.

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    1. El primer icono sirve para editar el cupo, los datos que puede cambiar del cupo son: Proveedor/Comprador, Permite Cambio, Obligatorio y Moneda.

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    2. El segundo icono sirve para eliminar el cupo, un cupo solo podrá eliminarlo si no está siendo utilizado en los acuerdos o convenios.

    3. El tercer icono sirve para ampliar el monto del cupo, clic en el icono y coloque el monto por el cual va a ampliar el cupo, el monto que coloque se sumará a lo que el cupo ya tenía aprobado, es decir, si el cupo originalmente tenía 1,000,000 y le coloca ampliación de 2,000,000 ahora el monto aprobado del cupo será 3,000,000.

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    4. El cuarto icono sirve para darle una prórroga al cupo, es decir puede establecer una nueva fecha de vencimiento para el cupo.

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    5. El quinto icono sirve para consultar las actividades que se han realizado en el cupo, puede utilizar el filtro llamado Código de Operación Efectuada para realizar una búsqueda más específica de la actividad que esté buscando, por ejemplo, Ampliación o Prórroga

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title10. Configuración de acuerdos
Info

Realice esta configuración si utilizará el Portal de Factoring para realizar la carga de facturas.

Info

Los acuerdos o convenios se pueden crear con o sin cupos.

Los acuerdos o convenios contienen una serie de parámetros que afectarán la carga de facturas desde el portal de factoring que se asocie a ellos. Puede crear acuerdos generales y por comprador/proveedor. En cada acuerdo puede configurar la moneda, cupo (opcional) y un máximo de días para anticipar facturas, si el lote de facturas subidas será autorizado por el comprador y cómo se calculará el porcentaje de compra.

  • Los acuerdos generales se crean para cargas de compradores que no necesitan una configuración específica. Es decir este acuerdo lo pueden usar varios compradores.

  • Los acuerdos por comprador/proveedor (dependiendo de la opción en la que se encuentre) se utilizarán para cargas con configuraciones específicas por cada comprador, por ejemplo, si desea que el COMPRADOR 1 use el acuerdo 10, cree un acuerdo específico para él.

A continuación encontrará los pasos para ingresar a la opción de acuerdos y crearlos:

  1. Ir a Clientes → Gestionar de clientes

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  2. Seleccione el cliente en donde configurará los acuerdos o convenios, clic en la pestaña Sucursal Electrónica

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  3. La configuración de acuerdos proveedores y compradores se realiza de la misma manera. Puede configurar acuerdos generales o por comprador según los necesite.

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titleAcuerdos Generales

  1. A continuación clic en Acuerdos Proveedores. En la sección General clic en el botón Nuevo y llene los siguientes parámetros, al finalizar clic en el botón Confirm del Ingreso de Acuerdos.

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    1. Producto: Seleccione el producto de Factoring

    2. Subproducto: Seleccione el subproducto de factoring, con este parámetro indicará la moneda para el acuerdo.

    3. Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento que subirá. (Configuración 5 del apartado de configuraciones)

    4. Tipo de Formato de Archivo: Seleccione la plantilla de la carga, recuerde que en esta plantilla indica los campos y el orden en el que vienen los datos en el archivo .csv. (Configuración 4 del apartado de configuraciones)

    5. Código del cupo: Clic en la lupita y el sistema le mostrará todos los cupos disponibles para el cliente a quien pertenece el acuerdo. Es decir, todos los cupos que pertenecen a quien aparece en la ventana como Proveedor. (Configuración 8 del apartado de configuraciones).

    6. Días para anticipo de facturas: Indique un máximo de días para anticipar las facturas. Deje 0 si no desea establecer un límite de días. Es decir que si configura este parámetro con 90, no podrá confirmar la carga de facturas si alguna de las facturas sobrepasa este límite.

    7. Autorización de Comprador: Este parámetro sirve para indicarle al sistema si requerirá que las facturas sean autorizadas por el comprador para que se puedan anticipar. Están visibles 3 opciones, pero actualmente la opción funcional es Una Autorización.

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    8. Descripción: Ingrese una texto para identificar el acuerdo, este nombre es el que será visible en el portal de factoring. Este campo es obligatorio.

    9. Operación: Este parámetro sirve para indicar cómo calculará el sistema el % de compra y % de descuento de las facturas que se carguen.

    10. Producto de Colocación: Actualmente solo esta opción es funcional, el sistema realizará los cálculos con base a lo configurado en el subproducto de crédito.

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    11. Cuando crea el acuerdo, el sistema graba la fecha y el usuario que creó el acuerdo y puede visualizar dicha información en la sección de Registro marcada en color azul.

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titleAcuerdos por Comprador/Proveedor

  1. A continuación clic en Acuerdos Proveedores. En la sección Por Comprador clic en el botón Nuevo y llene los siguientes parámetros, al finalizar clic en el botón Confirm del Ingreso de Acuerdos.

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    1. Comprador: Ingrese el código o utilice la lupita para buscar al comprador.

    2. Producto: Seleccione el producto de Factoring

    3. Subproducto: Seleccione el subproducto de factoring, con este parámetro indicará la moneda para el acuerdo.

    4. Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento que subirá. (Configuración 5 del apartado de configuraciones)

    5. Tipo de Formato de Archivo: Seleccione la plantilla de la carga, recuerde que en esta plantilla indica los campos y el orden en el que vienen los datos en el archivo .csv. (Configuración 4 del apartado de configuraciones)

    6. Código del cupo: Clic en la lupita y el sistema le mostrará todos los cupos disponibles para el cliente a quien pertenece el acuerdo. Es decir, todos los cupos que pertenecen a quien aparece en la ventana como Proveedor. (Configuración 8 del apartado de configuraciones)

    7. Días para anticipo de facturas: Indique un máximo de días para anticipar las facturas. Deje 0 si no desea establecer un límite de días. Es decir que si configura este parámetro con 90, no podrá confirmar la carga de facturas si alguna de las facturas sobrepasa este límite.

    8. Autorización de Comprador: Este parámetro sirve para indicarle al sistema si requerirá que las facturas sean autorizadas por el comprador para que se puedan anticipar. Están visibles 3 opciones, pero actualmente la opción funcional es Una Autorización.

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    9. Descripción: Ingrese una texto para identificar el acuerdo, este nombre es el que será visible en el portal de factoring. Este campo es obligatorio.

    10. Operación: Este parámetro sirve para indicar cómo calculará el sistema el % de compra y % de descuento de las facturas que se carguen.

      1. Producto de Colocación: Actualmente solo esta opción es funcional, el sistema realizará los cálculos con base a lo configurado en el subproducto de crédito.

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    11. Cuando crea el acuerdo, el sistema graba la fecha y el usuario que creó el acuerdo y puede visualizar dicha información en la sección de Registro marcada en color azul.

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title11. Configuración de la actualización automática de la tasa de cambio

Si trabajará con el portal de factoring y desea dolarizar todas las cargas, configure la tasa de cambio de forma automática para que todos los días pueda actualizarse sin la necesidad de que el usuario la ingrese en SIFCO WEB. Siga los siguientes pasos:

  1. Ir a Configuración → Información de la Organización → Datos Generales del Sistema

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  2. Clic en la pestaña Configuración extendida, luego en la opción Tareas automáticas en la sección Tipo de Cambio active el parámetro Tarea Activa, en Frecuencia de la tarea, elija la opción Configurar en un horario e ingrese la hora en la que desea que se actualice la tasa de cambio. Luego elija el valor para la tasa de cambio, puede ser Compra, Venta o un Promedio de Compra-Venta; puede ingresar un correo electrónico para que le llegue la tasa de cambio del día, esto es opcional. Al finalizar clic en Configurar

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title12. Configuración de formatos para notificaciones por correo electrónico

Para las notificaciones inmediatas y programadas que se enviarán por las operaciones que se realicen en el portal de factoring se debe configurar el formato de la información.

  1. Ir a Configuración → Documentación Electrónica → Formatos de Recibos, Contratos y otros documentos

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  2. Clic en el botón Nuevo y llene los siguientes campos, es importante que en Formato elija la categoría Portal de Factoring.

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  3. Utilice los campos de las distintas entidades para realizar el formato, por ejemplo, si la notificación es para LOTES PENDIENTES DE OPERAR, elija la entidad LOTES DE FACTURAS POR OPERAR. Debe colocar el nombre del campo tal y como está en el Entidad, si lo coloca diferente, no visualizará información en ese campo cuando llegue el correo electrónico sino el nombre que escribió. El formato podrá configurarlo en el siguiente espacio:

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Listado de Notificaciones Inmediatas con su respectiva entidad para configurar el formato

Tipo Notificación

Entidad

Aviso a proveedor y Equipo interno de Carga de facturas en el portal

CARGA DE FACTURAS DE PROVEEDOR

Aviso a Comprador de Carga de facturas en el portal

CARGA DE FACTURAS PARA COMPRADOR

Aviso a proveedor y Equipo interno de Autorización de facturas en el portal

AUTORIZACION DE FACTURAS COMPRADOR

Aviso a Equipo interno cuando se anticipan facturas en el portal

AUTORIZACION DE COTIZACIONES PROVEEDOR

Listado de Notificaciones Programadas con su respectiva entidad para configurar el formato

Tipo Notificación

Entidad

Aviso a Equipo Interno de Lotes pendientes de operar

LOTE DE FACTURAS POR OPERAR

Aviso a Proveedor de Facturas pendientes de anticipar

TRANSACCIONES PENDIENTES DE ANTICIPAR

Aviso a Comprador de Facturas pendientes de autorizar

TRANSACCIONES PENDIENTES DE AUTORIZAR

Aviso a Equipo Interno de Lotes pendientes de autorizar desembolso

LOTES DE FACTURAS POR AUTORIZAR

Aviso a proveedor de próximos pagos

ALERTA PRÓXIMOS PAGOS

Aviso a Equipo Interno de próximos cobros

ALERTA PRÓXIMOS COBROS

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title13. Configuración de Tipos de Notificaciones de Factoring

Como fue mencionado en el apartado anterior, existen en total 10 tipos de notificaciones que el sistema reconoce en Factoring; 4 inmediatas y 6 programadas.

Las inmediatas corresponden a las que una vez configurado el tipo y formato, se disparan cada vez que el usuario realiza una acción.

Para configurar este tipo de notificaciones, deberá ingresar inicialmente a la sección de “Configuración” en la barra de menú. Posterior a ello, seleccionar la pestaña de “Notificaciones” y la subpestaña de “Tipos de Notificación”.

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A fin de crear un nuevo Tipo de Notificación, presione en la pantalla que se despliega el ícono de Nuevo que se muestra en la siguiente imagen.

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Notificaciones Inmediatas

A continuación, se le solicitará que indique qué tipo de notificación desea crear. Para las notificaciones inmediatas, marque la opción denominada Transacciones del Portal de Factoring y presione el botón Crear.

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Inicialmente, se desplegará en pantalla un formulario con los datos en blanco que deberá completar según el tipo de notificación que vaya a crear. En los siguientes apartados se hará una descripción de cada tipo de notificación y de la información con la que debe rellenar los campos.

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  • Activa: Tener esta casilla siempre marcada para tener activa la notificación.

  • Explicación: Título o descripción a fin de indicar para qué es la notificación.

Qué Notificar

  • Mensaje: Corresponde al Asunto del correo electrónico que será enviado.

  • Formato del Correo Electrónico: Corresponde al formato que desea sea utilizado en el correo electrónico que será enviado. Se selecciona entre las opciones disponibles.

Cómo Notificar

  • Casilla de Correo Electrónico: Mantener esta casilla siempre activa para que las notificaciones sí sean disparadas.

A Quién Notificar

  • Casilla de Usuarios de Proveedor: Los proveedores se definen en la sección de “Clientes”.

Info

Para confirmar si un Cliente es Proveedor, dirigirse en el menú a “Clientes” y a la pestaña de “Gestionar Clientes”. Seleccione a un cliente, ingrese a la pestaña de “Sucursal Electrónica” y presione la etiqueta denominada Usuarios. Una vez elija a uno de los usuarios, presione sobre el ícono de lápiz y verifique si tiene permisos de proveedores.

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  • Casilla de Usuarios de Comprador

  • Usuarios Internos: Usuarios del sistema.

Info

Para consultar quiénes son los usuarios internos, dirigirse en la barra de menú a “Configuración”, después a “Seguridad” y posteriormente, a la pestaña de “Usuarios”.

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Tip

Las casillas de proveedor, comprador y usuarios internos se marcan según el tipo de notificación. No es necesario marcar todas.

Condiciones

  • Se Confirma la Transacción Si: Condicionantes para enviar la notificación. Se elige entre el listado de opciones disponibles y sirve para definir la acción que permitirá lanzar la notificación.

Tip

La información que se llenará en los campos, varía según el tipo de notificación que se vaya a configurar.

Posterior a completar los campos mencionados anteriormente, presionar el botón denominado Grabar.

Aviso a Proveedor y Equipo Interno de Carga de Facturas en el Portal

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Carga de Facturas

  • Usuarios de Proveedor: Marcar la casilla.

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Se Confirma la Transacción Si: Carga de Lote de Facturas de Proveedor en el Portal de Factoring

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Aviso a Comprador de Carga de Facturas en el Portal

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso a Comprador de Carga de Facturas

  • Usuarios de Comprador: Marcar la casilla.

  • Se Confirma la Transacción Si: Carga de Lote de Facturas de Proveedor en el Portal de Factoring a Comprador Asociados a las Facturas

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Aviso a Proveedor y Equipo Interno de Autorización de Facturas en el Portal

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso Autorizar Facturas Portal

  • Usuarios de Proveedor: Marcar la casilla.

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Se Confirma la Transacción Si: Registro de Autorización del Comprador en el Portal de Factoring

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Aviso a Equipo Interno cuando se Anticipan Facturas en el Portal

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso Cuando se Anticipan Facturas

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Se Confirma la Transacción Si: Solicitud de Descuento del Proveedor desde el Portal de Factoring

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Notificaciones Programadas

Por otra parte, para las programadas no se requiere ejecutar una acción en el momento. Son mensajes recurrentes que el usuario puede programar el día y hora de la semana en el que desea que le sean enviados una vez creados el tipo y formato.

A continuación, se le solicitará que indique qué tipo de notificación desea crear. Para las notificaciones programadas, marque la opción denominada Transacciones Programadas del Portal de Factoring y presione el botón Crear.

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Inicialmente, se desplegará en pantalla un formulario con los datos en blanco que deberá completar según el tipo de notificación que vaya a crear. En los siguientes apartados se hará una descripción de cada tipo de notificación y de la información con la que debe rellenar los campos.

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  • Activa: Tener esta casilla siempre marcada para tener activa la notificación.

  • Explicación: Título o descripción a fin de indicar para qué es la notificación.

Qué Notificar

  • Mensaje: Corresponde al Asunto del correo electrónico que será enviado.

  • Formato del Correo Electrónico: Corresponde al formato que desea sea utilizado en el correo electrónico que será enviado. Se selecciona entre las opciones disponibles.

Cómo Notificar

  • Casilla de Correo Electrónico: Mantener esta casilla siempre activa para que las notificaciones sí sean disparadas.

Cuándo Notificar

  • Casillas de Días: Marcar las casillas de los días en los que desea le sean enviadas las notificaciones.

  • Hora del Envío del Mensaje: Indicar a qué hora de los días previamente marcados desea que le sean enviadas las notificaciones.

A Quién Notificar

  • Casilla de Usuarios de Proveedor: Los proveedores se definen en la sección de “Clientes”.

Info

Para confirmar si un Cliente es Proveedor, dirigirse en el menú a “Clientes” y a la pestaña de “Gestionar Clientes”. Seleccione a un cliente, ingrese a la pestaña de “Sucursal Electrónica” y presione la etiqueta denominada Usuarios. Una vez elija a uno de los usuarios, presione sobre el ícono de lápiz y verifique si tiene permisos de proveedores.

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  • Casilla de Usuarios de Comprador

  • Usuarios Internos: Usuarios del sistema.

Info

Para consultar quiénes son los usuarios internos, dirigirse en la barra de menú a “Configuración”, después a “Seguridad” y posteriormente, a la pestaña de “Usuarios”.

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Tip

Las casillas de proveedor, comprador y usuarios internos se marcan según el tipo de notificación. No es necesario marcar todas.

Condiciones

  • Transacción Programada Portal: Condicionantes para enviar la notificación. Se elige entre el listado de opciones disponibles y sirve para definir la acción que permitirá lanzar la notificación.

Tip

Los días varían según el tipo de notificación y la preferencia del usuario.

Tip

La información que se llenará en los campos, varía según el tipo de notificación que se vaya a configurar.

Posterior a completar los campos mencionados anteriormente, presionar el botón denominado Grabar.

Aviso a Equipo Interno de Lotes Pendientes de Operar

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Lotes por Operar

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Lotes de Facturas Pendientes por Operar

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Aviso a Proveedor de Facturas Pendientes de Anticipar

La finalidad de dicha notificación, es avisarle a los proveedores que tienen facturas pendientes de anticipar en el portal.

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso Facturas Pendientes de Anticipar

  • Usuarios de Proveedor: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Transacciones Pendientes de Aprobar

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Aviso a Comprador de Facturas Pendientes de Autorizar

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Facturas Pendientes de Autorizar Portal

  • Usuarios de Comprador: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Transacciones Pendientes de Autorizar

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Aviso a Equipo Interno de Lotes Pendientes de Autorizar Desembolso

La finalidad de dicha notificación es avisarle al equipo interno de los lotes pendientes de autorizar desembolso. En este proceso, se tienen facturas en estado ingresado, y se solicita una confirmación previo al desembolso

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Facturas por Autorizar Desembolso

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Lotes de Facturas Pendientes de Autorizar

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Aviso a Proveedor de Próximos Pagos

A través de este aviso, se le envía un recordatorio al proveedor de qué documentos están pendientes de pago una vez dado el desembolso.

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Próximos Pagos

  • Usuarios de Proveedor: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Facturas Pendientes de Pago

Note

No hay forma de parametrizar cuándo inicia el envío de notificaciones. Los avisos empezarán a ser enviados inmediatamente tras configurarse aunque la fecha de vencimiento no esté próxima a vencerse.

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Aviso a Equipo Interno de Próximos Cobros

Corresponde a la realización de cobros, dado que no han sido pagados.

  • Formato del Correo Electrónico: Aviso de Alerta de Cobros

  • Usuarios Internos: Marcar la casilla.

  • Transacción Programada Portal: Facturas Pendientes de Cobro

Note

No hay forma de parametrizar cuándo inicia el envío de notificaciones. Los avisos empezarán a ser enviados inmediatamente tras configurarse aunque la fecha de vencimiento no esté próxima a vencerse. No hay configuración de notificaciones con cierto número de días de anticipación.

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Note

Aunque se configure una notificación si el usuario no tiene activo el Check “✓” para recibir notificaciones en el Correo Electrónico, no se recibirá nada en el buzón. Se debe verificar que el parámetro esté activado.

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title14. Configuración de información para las APIs de Factoring

Esta configuración se requiere para que la comunicación (web service) entre el portal y SIFCO WEB se realice correctamente. Y para ello siga los siguientes pasos:

  1. Ir a Configuración → Datos Generales del Sistema → Configuración Extendida → APIs Factoring

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  2. Ingrese:

    1. Token de autorización: Genere el token correspondiente y colóquelo en este campo (siga los pasos indicados aquí 👉 Configuración de Seguridad para Obtener Token de Acceso y Consumir de los Web Services)

    2. URL base: Puede variar según el ambiente que esté configurando:

      1. Test: https://test.sifco.org/WorkingCapitalQC/rest/

      2. Ambiente productivo: https://app.sifco.org/WorkingCapital/rest/

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