Factoring

A continuación se deben agregar los siguientes campos definidos por el usuario que se utilizarán en la configuración de formatos de carga de documentos, si usará dos monedas:

• Afecto a IVA

• Moneda Original de la operación

• Monto de la factura

• # Referencia de la factura (este campo se puede configurar aunque use solo moneda local)

• Tasa de cambio

1. Ir a Configuración → Información de la Organización → Campos definidos por el usuario

   

2. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Afecto a IVA, este campo se configura para poder indicar en la carga de facturas si la factura está afecta a IVA o no. Llene los campos como se indica a continuación:

   

3. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Moneda Original de la Operación, este campo se configura para poder indicar la moneda original de la factura (pagaré u otro documento). Llene los campos como se indica a continuación:

   

4. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Monto de la factura, este campo se configura para poder indicar la tasa de cambio que utilizará para la conversión y llene los campos como se indica a continuación:

   

5. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para # de Referencia de la factura, este campo se configura para poder indicar un número de referencia de la factura. Llene los campos como se indica a continuación:

   

6. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Tasa de Cambio, este campo se configura para poder indicar la tasa de cambio que se utilizará para la conversión. Llene los campos como se indica a continuación:

   

A continuación se deben agregar los siguientes campos definidos por el usuario para poder ingresar por cada cliente los parámetros:

• Tasa de Descuento

• % de aforo

• % de compra

• % de comisión de desembolso

• ¿Se compra IVA?

• Clasificación del cliente

• ¿Se incluirá el IVA en los precios?

1. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Tasa de Descuento y llene los campos como se indica a continuación:

   

2. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Tasa Resguardo/Aforo, este campo se usará para indicarle al sistema qué porcentaje de aforo sobre la factura se calculará y llene los campos como se indica a continuación:

   

3. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para % Compra, este campo se usará para indicarle al sistema qué porcentaje de la factura se comprará. Llene los campos como se indica a continuación:

   

4. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Comisión Desembolso para indicar un porcentaje de comisión por desembolso (o financiamiento) y llene los campos como se indica a continuación:

   

5. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Se compra IVA, este campo se usará para indicarle al sistema si se comprará el IVA de la factura o no. Llene los campos como se indica a continuación, para agregar una fila en la tabla de Valores Predefinidos, clic en [[Nueva Fila]]:

   

6. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Clasificación, este campo se usará para indicarle al sistema si el cliente es Proveedor o Comprador. Llene los campos como se indica a continuación, para agregar una fila en la tabla de Valores Predefinidos, clic en [[Nueva Fila]]:

   

7. Clic en el botón Nuevo, agregue el campo para Precio Incluye IVA y llene los campos como se indica a continuación, para agregar una fila en la tabla de Valores Predefinidos, clic en [[Nueva Fila]]:

   

A continuación se deben configurar las expresiones SQL para poder obtener el porcentaje de tasa de descuento y porcentaje monto de compra por cliente.

1. Ir a Configuración → Documentación electrónica → Expresiones definidas por el usuario

   

2. Clic en el icono de Nuevo (por cada expresión) y agregue la expresión para TasaDescuento:

   

   1. Código de expresión: Ingrese un correlativo para la expresión, no necesariamente tiene que ser el mismo código que se ve en la imagen.

   2. Nombre interno de la expresión: Ingrese un nombre para la expresión, queda a discreción del usuario.

   3. Etiqueta: Ingrese una etiqueta para la expresión, queda a discreción del usuario.

   4. Entidad o tabla a la que pertenece: Elija la entidad Factoring Documentos

   5. Expresión SQL: En la imagen se muestra en dónde debe ingresarse, lo señalado con azul indica que el ID del campo definido por el usuario de la tasa de descuento.

      

3. Clic en el icono de Nuevo (por cada expresión) y agregue la expresión para MontoCompra:

   1. Código de expresión: Ingrese un correlativo para la expresión, no necesariamente tiene que ser el mismo código que se ve en la imagen.

   2. Nombre interno de la expresión: Ingrese un nombre para la expresión, queda a discreción del usuario.

   3. Etiqueta: Ingrese una etiqueta para la expresión, queda a discreción del usuario.

   4. Entidad o tabla a la que pertenece: Elija la entidad Factoring Documentos

   5. Expresión SQL: En la imagen se muestra en dónde debe ingresarse, lo señalado con azul indica que el ID del campo definido por el usuario del porcentaje compra y si se compra IVA, respectivamente.

      

Para que el sistema pueda identificar si es un subproducto de factoring, debe activar el parámetro y realizar una serie de configuraciones de factoring.

1. Clic en Configuraciones → Configuraciones de Crédito → Productos de Crédito

   

2. Clic en el icono de Update del subproducto a configurar, diríjase hacia abajo y en Otros Parámetros active el checkbox Producto de factoring?

   

3. En la sección Factoring encontrará una serie de parámetros para factoring (sección marcada con rojo) y para liquidaciones de factoring (sección marcada en azul)

   1. Porcentaje Compra: Utilice este parámetro para establecer el porcentaje que comprará de cada factura. Si utiliza los Campos definidos por el usuario para calcular el % compra, este campo ya no tiene efecto y solamente es una referencia.

   2. Registro préstamo: Utilice este parámetro para establecer con qué monto se creará el préstamo de factoring, tiene 3 opciones:

      1. Se registra crédito en base a monto factura: Si elije esta opción, el monto desembolso del préstamo será el total de las facturas cargadas.

      2. Se registra crédito en base a monto compra: Si elije esta opción, el monto desembolso del préstamo será el total del monto compra de las facturas cargadas.

      3. Se registra crédito en base a monto líquido: Si elije esta opción, el monto desembolso del préstamo será el monto líquido de la operación (montoCompra - deducciones).

   3. Tipo Operación: Utilice este parámetro para establecer el tipo de factoring. Tiene 3 opciones:

      1. Factoring con recurso (Cliente Paga)

      2. Factoring sin recurso (Deudor Paga)

      3. Confirming (Cliente Paga)

   4. Tasa descuento: Utilice este parámetro para establecer una tasa de descuento sobre los facturas. Si utiliza los Campos definidos por el usuario para la tasa de descuento, este campo ya no tiene efecto y puede dejarlo con 0.

   5. Expresión SQL para el cálculo de la tasa: Utilice este parámetro para elegir una expresión SQL que recupere la tasa de descuento. Este parámetro debe utilizarlo si maneja la tasa de descuento en los campos definidos por el usuario.

   6. Expresión SQL para el cálculo de Monto Compra: Utilice este parámetro para elegir una expresión SQL que calcule % de compra. Este parámetro debe utilizarlo si maneja el % compra en los campos definidos por el usuario.

   7. Se requiere Liquidación para producto de factoring: Habilite este parámetro si desea trabajar con liquidaciones de factoring.

   8. Valor de Retención: Utilice este parámetro para indicar cómo se calculará la retención. Tiene 3 opciones:

      1. Código de Deducción para Retención: Si elige esta opción se mostrará otro combobox de la lista de deducciones configuradas en el sistema y de las cuales podrá elegir una.

      2. Fórmula: Si elige esta opción el sistema le mostrará otro parámetro en donde podrá configurar la fórmula para calcular la retención.

      3. Expresión SQL: Si elige esta opción el sistema le mostrará la lista de las expresiones SQL configuradas y podrá elegir la expresión que estableció para realizar el cálculo de la retención. Conforme vaya eligiendo una expresión, tendrá una vista previa de la misma.

   9. Valor de Otros Cargos: Utilice este parámetro para indicar si se calculará algún otro cargo y cómo realizará el cálculo el sistema. Tiene 2 opciones:

      1. Fórmula

      2. Expresión SQL

   10. Código para saldo del recargo de otros cargos:

   11. Valor de Pagos Anticipados: Utilice este parámetro para indicar cómo se calculará el valor cuando se realiza un pago (liquidación) antes de la fecha de vencimiento de la factura. Tiene las opciones de Fórmula y Expresión SQL.

   12. Pagos anticipados:

   13. Valor a Liquidar de Pago del Crédito: Utilice este parámetro para indicar qué rubros se afectarán cuando se realice una liquidación. Tiene 5 opciones:

       1. Pago de Capital

       2. Pago de Capital y Otros Cargos

       3. Monto del pago incluye otros cargos y la diferencia se paga de capital

       4. Fórmula

       5. Expresión SQL

   14. Valor a Liquidar para reducir Cuenta retención:

   15. Valor a Liquidar para Devolución de cuenta Retención:

   16. Valor a Liquidar Monto de Pago Recibido:

   17. Valor a Liquidar Incrementar Cuenta Retención:

       

A continuación se debe realizar la configuración de los formatos para realizar cargas de facturas en SIFCO WEB en moneda local y/o multimoneda (u otro documento para descontar), esto para indicarle al sistema en qué columnas del documento de Excel se colocará cada dato de las las facturas.

1. Ir a Configuración → Configuración de Cargas Masivas → Formatos de Carga para Documentos de Factoring

   

2. Clic en el botón Nuevo para crear el formato para carga multimoneda, si configura este formato podrá subir información de facturas en moneda local y moneda extranjera en un mismo archivo de Excel. Ingrese los siguientes campos:

   

   1. Nombre del tipo de archivo: Nombre para identificar el formato de carga.

   2. Fila de inicio: Número de fila del documento de Excel donde el sistema iniciará a leer los datos para extraerlos.

   3. Al finalizar clic en el botón Confirm

      

   4. En la pestaña Configuración de Campos, seleccione los siguientes campos y asigne el número de columna (el número de columna puede variar). Note que algunos campos son campos definidos por el usuario. Haga clic en [[Nueva Fila]] para ir agregando los campos.

      

3. Clic en el botón Nuevo para crear el formato para carga en moneda local e ingrese los siguientes campos:

   

   1. Nombre del tipo de archivo: Nombre para identificar el formato de carga.

   2. Fila de inicio: Número de fila del documento de Excel donde el sistema iniciará a leer los datos para extraerlos.

   3. Al finalizar clic en el botón Confirm

      

   4. En la pestaña Configuración de Campos, seleccione el campo o el campo definido por el usuario e indique el número de columna para cada campo (el número de columna puede variar). Haga clic en [[Nueva Fila]] para ir agregando los campos.

      

A continuación se debe realizar la configuración de los formatos para realizar cargas de facturas en multimoneda desde el Portal de Factoring, esto para indicarle al sistema en qué orden del archivo .csv se colocará cada dato de la factura.

1. Ir a Configuración → Configuración de Cargas Masivas → Formatos de Carga para Documentos de Factoring

   

2. Clic en el botón Nuevo para crear el formato para carga multimoneda, si configura este formato podrá subir información de facturas en moneda local y moneda extranjera en un mismo archivo .csv

   

   1. Nombre del tipo de archivo: Nombre para identificar el formato de carga.

   2. Fila de inicio: Número de fila del documento de Excel donde el sistema iniciará a leer los datos para extraerlos.

   3. Al finalizar clic en el botón Confirm

      

   4. En la pestaña Configuración de Campos, seleccione el campo o el campo definido por el usuario e indique el número de columna para cada campo (el número de columna puede variar). Haga clic en [[Nueva Fila]] para ir agregando los campos.

      

A continuación, configure los tipos de documento de factoring que se podrán cargar (desde SIFCO WEB o desde el PORTAL)

1. Ir a Configuración → Configuración de Créditos → Tipos de documentos de factoring

   

2. Clic en el botón Nuevo y agregue el tipo de documento “Facturas Locales”

   

   1. Cód. tipo Documento: Ingrese un correlativo para el tipo de documento.

   2. Descripción: Ingrese un texto que identifique el tipo de documento.

   3. Lleva numeración?: Active este parámetro ya que lo se cargarán serán facturas.

   4. Tipo de validación: Elija el tipo de validación que se realizará, seleccione la que se visualiza en la imagen.

   5. Forma de operar: Elija la opción que se visualiza en la imagen

      

Configure los usuarios con rol proveedor o comprador para acceder al portal de factoring. Estos usuarios son creados asociados a un cliente.

El usuario con rol proveedor tendrá acceso a las siguientes opciones del portal de factoring:

• Facturas para anticipar

• Operaciones activas

• Carga de Facturas

• Consulta de facturas

• Cash Planner

El usuario con rol comprador tendrá acceso a las siguientes opciones del portal de factoring:

• Facturas para autorizar

• Consulta de facturas

1. Clic en Clientes → Gestionar clientes

   

2. Seleccione el cliente a quien asociará los usuarios, clic en la pestaña Sucursal electrónica y luego clic en Usuarios

   

3. Clic en el botón Nuevo para agregar un nuevo usuario, llene los siguientes datos:

   1. Usuario: Ingrese el usuario.

   2. Email. Ingrese el correo electrónico del usuario.

   3. Nombre: Ingrese el nombre o nombres del usuario.

   4. Apellido: Ingrese el apellido o apellidos del usuario.

   5. Género: Elija el género para el usuario (opcional)

   6. Recibe notificaciones internas: Active este parámetro para que el usuario pueda recibir notificaciones (correo electrónico).

   7. Permisos de Compradores: Active estos parámetros para asignar el rol de comprador al usuario.

   8. Permisos de Proveedores: Active estos parámetros para asignar el rol de proveedor al usuario.

      

4. Utilice los filtros ubicados en esta sección si necesita realizar una búsqueda específica de usuarios.

   

Un cupo es un límite del monto de financiamiento que se le puede otorgar a un cliente y puede configurarse para un plazo.

Siga los siguientes pasos para configurar los cupos:

1. Ir a Clientes → Gestionar de clientes

   

2. Seleccione el cliente en donde configurará los cupos, clic en la pestaña Cupos

   

3. Clic en el botón Nuevo e ingrese los datos para el cupo, al finalizar clic en Confirm:

   

   1. Fecha de vencimiento: Ingrese la fecha de vencimiento para el cupo.

   2. Proveedor/Comprador: Ingrese un texto para identificar el cupo, puede incluir el nombre del comprador o proveedor a quien le asignará el cupo.

   3. Código de aprobación: Seleccione quién está aprobando el cupo.

   4. Monto aprobado: Ingrese el monto para el cupo.

   5. Permite Cambio: Tiene dos opciones: Sí y No. Y sirve para indicarle al sistema si podrá realizar cambios de prórroga o ampliación después de haber creado el cupo.

   6. Obligatorio: Tiene dos opciones: Sí y No.

   7. Moneda: Este parámetro indicará la moneda del monto aprobado del cupo. El sistema le mostrará el listado de las monedas registradas.

      

4. Puede editar, eliminar, ampliar, darle una prórroga al cupo o consultar la bitácora de los cambios que se han realizado.

   

   1. El primer icono sirve para editar el cupo, los datos que puede cambiar del cupo son: Proveedor/Comprador, Permite Cambio, Obligatorio y Moneda.

      

   2. El segundo icono sirve para eliminar el cupo, un cupo solo podrá eliminarlo si no está siendo utilizado en los acuerdos o convenios.

   3. El tercer icono sirve para ampliar el monto del cupo, clic en el icono y coloque el monto por el cual va a ampliar el cupo, el monto que coloque se sumará a lo que el cupo ya tenía aprobado, es decir, si el cupo originalmente tenía 1,000,000 y le coloca ampliación de 2,000,000 ahora el monto aprobado del cupo será 3,000,000.

      

   4. El cuarto icono sirve para darle una prórroga al cupo, es decir puede establecer una nueva fecha de vencimiento para el cupo.

      

   5. El quinto icono sirve para consultar las actividades que se han realizado en el cupo, puede utilizar el filtro llamado Código de Operación Efectuada para realizar una búsqueda más específica de la actividad que esté buscando, por ejemplo, Ampliación o Prórroga

      

Los acuerdos o convenios contienen una serie de parámetros que afectarán la carga de facturas desde el portal de factoring que se asocie a ellos. Puede crear acuerdos generales y por comprador/proveedor. En cada acuerdo puede configurar la moneda, cupo (opcional) y un máximo de días para anticipar facturas, si el lote de facturas subidas será autorizado por el comprador y cómo se calculará el porcentaje de compra.

• Los acuerdos generales se crean para cargas de compradores que no necesitan una configuración específica. Es decir este acuerdo lo pueden usar varios compradores.

• Los acuerdos por comprador/proveedor (dependiendo de la opción en la que se encuentre) se utilizarán para cargas con configuraciones específicas por cada comprador, por ejemplo, si desea que el COMPRADOR 1 use el acuerdo 10, cree un acuerdo específico para él.

A continuación encontrará los pasos para ingresar a la opción de acuerdos y crearlos:

1. Ir a Clientes → Gestionar de clientes

   

2. Seleccione el cliente en donde configurará los acuerdos o convenios, clic en la pestaña Sucursal Electrónica

   

3. La configuración de acuerdos proveedores y compradores se realiza de la misma manera. Puede configurar acuerdos generales o por comprador según los necesite.

1. A continuación clic en Acuerdos Proveedores. En la sección General clic en el botón Nuevo y llene los siguientes parámetros, al finalizar clic en el botón Confirm del Ingreso de Acuerdos.

   

   1. Producto: Seleccione el producto de Factoring

   2. Subproducto: Seleccione el subproducto de factoring, con este parámetro indicará la moneda para el acuerdo.

   3. Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento que subirá. (Configuración 5 del apartado de configuraciones)

   4. Tipo de Formato de Archivo: Seleccione la plantilla de la carga, recuerde que en esta plantilla indica los campos y el orden en el que vienen los datos en el archivo .csv. (Configuración 4 del apartado de configuraciones)

   5. Código del cupo: Clic en la lupita y el sistema le mostrará todos los cupos disponibles para el cliente a quien pertenece el acuerdo. Es decir, todos los cupos que pertenecen a quien aparece en la ventana como Proveedor. (Configuración 8 del apartado de configuraciones).

   6. Días para anticipo de facturas: Indique un máximo de días para anticipar las facturas. Deje 0 si no desea establecer un límite de días. Es decir que si configura este parámetro con 90, no podrá confirmar la carga de facturas si alguna de las facturas sobrepasa este límite.

   7. Autorización de Comprador: Este parámetro sirve para indicarle al sistema si requerirá que las facturas sean autorizadas por el comprador para que se puedan anticipar. Están visibles 3 opciones, pero actualmente la opción funcional es Una Autorización.

      

   8. Descripción: Ingrese una texto para identificar el acuerdo, este nombre es el que será visible en el portal de factoring. Este campo es obligatorio.

   9. Operación: Este parámetro sirve para indicar cómo calculará el sistema el % de compra y % de descuento de las facturas que se carguen.

   10. Producto de Colocación: Actualmente solo esta opción es funcional, el sistema realizará los cálculos con base a lo configurado en el subproducto de crédito.

       

   11. Cuando crea el acuerdo, el sistema graba la fecha y el usuario que creó el acuerdo y puede visualizar dicha información en la sección de Registro marcada en color azul.

1. A continuación clic en Acuerdos Proveedores. En la sección Por Comprador clic en el botón Nuevo y llene los siguientes parámetros, al finalizar clic en el botón Confirm del Ingreso de Acuerdos.

   

   1. Comprador: Ingrese el código o utilice la lupita para buscar al comprador.

   2. Producto: Seleccione el producto de Factoring

   3. Subproducto: Seleccione el subproducto de factoring, con este parámetro indicará la moneda para el acuerdo.

   4. Tipo de Documento: Seleccione el tipo de documento que subirá. (Configuración 5 del apartado de configuraciones)

   5. Tipo de Formato de Archivo: Seleccione la plantilla de la carga, recuerde que en esta plantilla indica los campos y el orden en el que vienen los datos en el archivo .csv. (Configuración 4 del apartado de configuraciones)

   6. Código del cupo: Clic en la lupita y el sistema le mostrará todos los cupos disponibles para el cliente a quien pertenece el acuerdo. Es decir, todos los cupos que pertenecen a quien aparece en la ventana como Proveedor. (Configuración 8 del apartado de configuraciones)

   7. Días para anticipo de facturas: Indique un máximo de días para anticipar las facturas. Deje 0 si no desea establecer un límite de días. Es decir que si configura este parámetro con 90, no podrá confirmar la carga de facturas si alguna de las facturas sobrepasa este límite.

   8. Autorización de Comprador: Este parámetro sirve para indicarle al sistema si requerirá que las facturas sean autorizadas por el comprador para que se puedan anticipar. Están visibles 3 opciones, pero actualmente la opción funcional es Una Autorización.

      

   9. Descripción: Ingrese una texto para identificar el acuerdo, este nombre es el que será visible en el portal de factoring. Este campo es obligatorio.

   10. Operación: Este parámetro sirve para indicar cómo calculará el sistema el % de compra y % de descuento de las facturas que se carguen.

       1. Producto de Colocación: Actualmente solo esta opción es funcional, el sistema realizará los cálculos con base a lo configurado en el subproducto de crédito.

          

   11. Cuando crea el acuerdo, el sistema graba la fecha y el usuario que creó el acuerdo y puede visualizar dicha información en la sección de Registro marcada en color azul.