Inicialmente, deberá ingresar en la barra de menú a la pestaña denominada “Transacciones Masivas”. Esto será de utilidad para el funcionamiento de las planillas.
Una vez dentro de la pantalla desplegada, presione el ícono de hoja que se ubica en la esquina superior derecha denominado Nuevo.
Generación Sistema Interno
Seleccione la casilla adyacente a la opción “Generación Sistema Interno” y presione el botón Confirmar para habilitarla.
A continuación, deberá completar la siguiente información:
Datos del Pago
Descripción: A criterio del usuario. Corresponde al nombre del pago.
Casilla El Pago está Relacionado a un Movimiento Bancario: Activar dicha casilla.
Código de Cuenta de Banco con Boleta: Esta casilla únicamente se activa si se marca la casilla mencionada previamente en relación a movimientos bancarios. Aquí se indica en el menú de opciones el código de cuenta de banco según los que tenga guardado el sistema.
Fecha de Pago: A criterio del usuario.
Créditos:
Generar para Créditos: Activar la casilla para la generación de créditos, no la de ahorros ni la de otros.
Asimismo, en este apartado el usuario decide si desea generar todas las cuotas pendientes de pago hasta la fecha de pago o una sola cuota por cada préstamo.
Una vez completada la información, presione el botón de confirmación.
El proceso de confirmación puede demorarse un poco de tiempo.
Tras confirmar, se le desplegará una ventana emergente en la que deberá seleccionar que formato de los previamente configurados en el sistema de archivos para cargas masivas desea utilizar. Asimismo, deberá indicar la línea (fila) de Excel tanto en la que inician y finalizan los pagos para que el sistema pueda leerlas.
En el Excel la validación no se hace en el nombre de la cuenta, sino en su número.
Una vez completados los campos, se importa el documento y se supone que si toda la información está correcta, los campos se llenarán automáticamente.
Cuando no se importan los datos, SIFCO ofrece la opción de revisar en la última pestaña denominada “Detalle de Datos Importados”, en primera instancia qué información sí fue importada y en segunda instancia, los motivos por los que no se importaron las demás.
Los datos pueden ser corregidos en la pestaña “General”, al presionar el segundo ícono representado con una tabla denominado “Importar Archivo Excel”.
Una vez más se desplegará la ventana emergente y podrá importar nuevamente el archivo tras haber realizado las respectivas correcciones.
Ejemplo: Si se coloca que el pago es de Q200.00, pero la cuota que se debía era de Q150.00, los Q50.00 restantes quedan en el aire. El sistema no aplica ese pago a una cuota siguiente, únicamente toma en cuenta los Q150.00 que se debían y fueron pagados en su totalidad.
Si en los parámetros se pone una cuenta receptora y no está bien configurada, el sistema no cargará los pagos y marcará error.
Si se tuviera que cambiar el monto del pago, deberá ingresar al modo edición.
Una vez ya haya revisado toda la información, diríjase a la pestaña “General” y presiona el ícono denominado Aplicar Pago.
Se le desplegará una notificación de confirmación que deberá aceptar y el estado de los pagos se mostrará como aplicados si todo está bien. De lo contrario, le aparecerá estado “no aplicado” y deberá revisar nuevamente su configuración.
Generación por SIFCO
Seleccione la casilla adyacente a la opción “Generación SIFCO” y presione el botón Confirmar para habilitarla.
A continuación, deberá completar la siguiente información:
Datos del Pago
Descripción: A criterio del usuario. Corresponde al nombre del pago.
Frecuencia: La frecuencia es lo que tomará en cuenta el sistema. Considerará todos los préstamos que se pagan en esa fecha.
Fecha de Pago: A criterio del usuario.
Créditos:
Generar para Créditos: Activar la casilla para la generación de créditos, no la de ahorros ni la de otros.
Asimismo, en este apartado el usuario decide si desea generar todas las cuotas pendientes de pago hasta la fecha de pago o una sola cuota por cada préstamo.
Una vez completada la información, presione el botón de confirmación.
El proceso de confirmación puede demorarse un poco de tiempo.
En este tipo de generación no es necesario cargar ningún Excel. El sistema busca todos los préstamos según los parámetros indicados y trae el listado de éstos para hacer el respectivo cálculo.
A fin de aplicar los pagos, diríjase a la pestaña denominada “General”, presione el botón verde y en la ventana emergente elija la opción de “Aceptar”.
Si son muchos préstamos, el tiempo de espera puede ser más largo e indica qué inconvenientes puede haber con la aplicación de pagos.
Donde falle un pago, se afecta el procesamiento de todos los demás en el sistema.
En la pestaña de “Exportar a Formato Excel”, el sistema tabula por producto y subproductos, coloca el monto y se da la opción de descargar como Excel para generar reportes.
Y en la pestaña de “Datos Importados”, sino se importan los datos se tiene que dar una descripción de por qué no se pudieron exportar. Elegir en el estado qué desea ver en la tabla.