Cotización de Facturas
- María Alejandra Duff Amado (Unlicensed)
Para el proceso de Cotización de Facturas existen dos alternativas a través de las cuales puede realizarse: “Facturas para Anticipar” y “Cash Planner”.
Para el portal de Factoring, los términos “Anticipar”, “Descontar” y “Cotizar” son sinónimos.
Los días de anticipo de facturas corresponden a los días que el sistema indica tras la carga de una factura a través de un mensaje que son el máximo permitido; es decir, se verificará que la fecha de vencimiento de los acuerdos sea la misma del cupo.
Existen dos validaciones de suma importancia que el usuario debe tomar en cuenta respecto a los días de anticipo.
Las validaciones son las siguientes:
Se verificará que la cantidad de días no se estén pasando de lo días que se configurarán a continuación.
Se verificará que la factura no se pase de la fecha de vencimiento.
A diferencia del Cash Planner es que en esta opción no hay manera de visualizar las facturas cargadas para un Acuerdo en específico, así como tampoco se despliegan gráficas con más detalles del proceso.
Para ingresar, deberá seleccionar en el menú del costado izquierdo la pestaña denominada “Facturas para Anticipar”. Por página se le mostrarán 10 facturas. Si desea visualizar el resto, deberá moverse entre páginas.
Puede realizar la búsqueda de facturas a través de la sección de filtros que ofrece el sistema. La barra de búsqueda arroja datos según coincidencias en el texto sin ningún parámetro en específico. Es decir, a través del Número de Lote, Número de Factura y Monto Factura.
Por otra parte, la sección de filtros avanzados ofrece búsquedas por categorías a fin de tener resultados más específicos. Si desea eliminar los filtros, deberá presionar el ícono con el cesto de basura .
Para concretar el proceso, deberá marcar en la tabla con un “✓” la factura que desea cotizar. Tras seleccionar mínimo una factura, el sistema habilitará el botón de Confirmar Solicitud y ahí podrá finalizar la cotización de las facturas que desee.
La principal característica del Cash Planner es que se le permite al usuario elegir de qué Convenio/Acuerdo desea que el sistema filtre las facturas previamente cargadas para éste.
Para ingresar a la sección de Cash Planner, deberá seleccionarlo en la barra de navegación que se ubica en el costado izquierdo de la pantalla como se muestra en la siguiente imagen.
Inicialmente deberá seleccionar el Convenio entre las opciones que le despliega el sistema.
En la presente ocasión la “Fecha Inicio” y “Fecha Fin” se autocompletaron. Sin embargo, existen ocasiones en las que estos filtros no se completarán automáticamente dado que no se encontraron facturas que se puedan cotizar relacionadas a ese acuerdo.
Si tras seleccionar el Acuerdo, los filtros de “Fecha Inicio” y “Fecha Fin” no se completan automáticamente es debido que para dicho Convenio no se tienen facturas que se puedan cotizar.
La “Moneda de Desembolso” es un parámetro que no se puede modificar, dado que está relacionado y es tomado automáticamente según el Acuerdo seleccionado.
El “Monto Desembolso” y la “Fecha Desembolso” son parámetros que deberán ser ingresados por el usuario. El Monto es utilizado para indicarle al sistema la cantidad que desea cotizar y que le sea otorgada al cliente; mientras que la fecha, corresponde a cuándo se tiene planificado que el desembolso sea realizado.
Una vez ya ingresados todos los parámetros mencionados anteriormente, presione el botón denominado Visualizar.
El sistema le desplegará en pantalla dos gráficas:
Disponibilidad Cupos: Indica cuánto queda disponible para seguir cotizando facturas.
Valores Expresados: Corresponde al total de los documentos que se seleccionaron en el sistema en relación al monto de desembolso ingresado por el usuario.
Asimismo, en la sección llamada “Totales”, le mostrará cuál es la factura sugerida automáticamente por el sistema para descontar.
Sin embargo, si desea explorar qué otras facturas ofrece el sistema para descontar, avance hacia abajo de la pantalla y podrá visualizar el listado con todas las facturas disponibles para realizar la operación. En la cabeza del listado y marcada la casilla por default, estará la factura recomendada previamente en el apartado de “Totales”. Si usted desea seleccionar una o más facturas distintas a la recomendada, presione en la casilla con el “✓” y así el sistema la(s) tomará en cuenta.
El sistema ordena estas facturas con base en el día de descuento de más a menos días y dependiendo ese orden, selecciona las facturas que más se acerquen al monto indicado. Es decir, que las facturas que recomiende pueden exceder el monto ingresado por el usuario, dado que no buscará el valor exacto.
El primer condicionante de búsqueda son los días de descuento.
A continuación, se desglosan los detalles y significados de cada una de las columnas del listado de facturas:
No. Lote: Es el número de lote.
Nombre Comprador: Nombre del comprador.
No. Factura: Número de factura.
Monto Factura: El valor total de la factura.
Fecha de Compra: Corresponde al día que se subió la factura al sistema. Es un proceso automático.
Fecha Factura: Corresponde al día que se emitió la factura. Esto es ingresado por el usuario cuando la factura se está cargando.
Fecha Pago: Cuándo se debe pagar la factura.
Días de Descuento: Es el parámetro que le sirve al sistema para ordenar las facturas.
Aforo: Es el valor que la empresa retiene de la factura a fin de minimizar riesgos.
Comisión de Gestión: Cuánto se cobra de aforo por la gestión que se está realizando.
Comisión de Desembolso: Cuánto se cobra por el desembolso.
Monto a Financiar: Equivale al monto de la factura por el porcentaje de compra.
Líquido a Recibir: Tras los descuentos mencionados anteriormente, este total corresponde a cuánto queda del monto de la factura original; es decir cuánto se otorgará.
Si el líquido a recibir se pasa de la disponibilidad del cupo, el sistema lanzará una alerta y no se permitirá la cotización de facturas.
Una vez se haya tomado la decisión de la factura a utilizar, presionar el botón denominado Confirmar.
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